Voorbeeld: Lidmaatschap factureren met een jaarlijkse contributie via overboeken

Je kan alleen een lidmaatschap aanmaken en facturen als je een Administratie en Product hebt aangemaakt. Bij beide moet je alles volledig invullen.

Stap 1. Maak een administratie aan

Deel 1

Vul de gegevens in van je coöperatie. De naam is bijvoorbeeld “De Leuke Coöperatie”. Doe dit volledig. De gegevens die je invult bij ‘Administratie’, komen ook op je nota's.

Deel 2

Maak 4 e-mailtemplates aan. E-mailtemplates maak je aan onder instellingen. Dit zijn dan de teksten van de e-mail die je meestuurt als je

• een nota verstuurt,
• een herinnering verstuurt
• of een aanmaning verstuurt.

Stap 2. Maak een product aan

Vul bij product de naam van het product en een productcode. Bijvoorbeeld “Lid de leuke Coöperatie”.

Vul de volgende gegevens in de lege velden.

Omschrijving:	“Jaarlijkse contributie de Leuke Coöperatie”
Looptijd:	“Tot opzegging”
Betaalwijze:	“Overboeken”
Prijs per:	“Jaar”
Factuurfrequentie:	“Jaarlijks”

Na opslaan kan je een prijs toevoegen.
Vul het bedrag in dat je wilt berekenen per jaar. Bijvoorbeeld € 25,00.
En de datum vanaf wanneer dit tarief actueel is.

Stap 3. Maak een order aan.

Ga naar het contact dat je lid wilt maken. Klik in de harmonica op het + teken bij Orders.

Vul de volgende gegevens in de lege velden.

Administratie:	De leuke coöperatie
Status:	Actief
Betaalwijze:	Verander Incasso in overboeken
Betreft:	Uw Lidmaatschap van de Leuke Coöperatie

Klik op opslaan

Voeg een orderregel in door op + te klikken achter orderregel

Kies bij product voor Lid de leuke Coöperatie

Klik op opslaan.

Je contact is nu lid. 

Tip: Maak een lijst met leden d.m.v. een dynamische groep. 

Stap 4. Maak nota

Ga naar de order. Klik bovenaan op de knop Preview nota. Klik vervolgens op het contact waarvan je de nota wilt zien.

Je ziet nu op de preview nota:

• Aan de rechterkant alle gegevens die zijn overgenomen van de administratie.
  
• Achter Betreft de tekst “Uw Lidmaatschap van de Leuke Coöperatie” die je hebt ingevuld bij de order achter Betreft:
  
• Onder Omschrijving de tekst “Jaarlijkse contributie de Leuke Coöperatie” Dit is de tekst die je hebt ingevuld bij het product achter omschrijving.
  
• De periode waarover het gaat. De startdatum is de “Begin datum” die je hebt ingevuld bij de order regel. Hierbij is 1 jaar opgeteld omdat het hier gaat om een jaarlijkse notafrequentie. Dit heb je ingesteld bij de order.
  
• Onderaan staat het verzoek om de rekening te betalen. Dit omdat je in het veld betaalwijze in de order hebt gekozen voor 'overboeken'.

Je kan de nota nog aanpassen. Verander daarvoor de waarden bij product of bij de administratie. Of in de order.

Let op: Alle wijzigingen die je aanbrengt bij product en administratie worden overgenomen bij alle actieve en conceptorders die nog gefactureerd of voor de tweede keer gefactureerd gaan worden. Pas dus goed op wat je doet.

Ben je tevreden? Klik dan op maak nota.

Stap 5. Verzend nota

Er is nu een nota aangemaakt, die is opgeslagen in de map “Te verzenden overboek nota's”. Deze kan je vinden in het menu Financieel en dan “De Leuke Coöperatie”.

Klik in de map bovenaan op de Selecteer preview e-mail nota's. Selecteer vervolgens de nota van het contact. Klik vervolgens op preview nota. Je ziet nogmaals de nota. Om de nota te versturen en te e-mailen naar het contact klik op nota's e-mailen.

De nota is nu verzonden aan het contact. En hij staat in de map “verzonden nota's”

De nota van het volgende jaar.

Als de nota verzonden wordt, worden er meteen twee wijzigingen aangemaakt in de order:

• De ‘volgende notadatum’ is verhoogd met 1 jaar, omdat je in de order een factuurfrequentie hebt vastgelegd van jaarlijks. 14 dagen voor de volgende notadatum komt deze order in de order map “Actief – te verzenden orders”. Volgend jaar kan je dan weer een nieuwe nota versturen.
• De periode bij de orderregel is verhoogd met 1 jaar. Dit is dan de periode die volgend jaar wordt gefactureerd.