Importeren nieuwe leden die reeds jaren betalen maar nu vanuit Econobis gefactureerd gaan worden

We gaan leden bestanden importeren. Daarbij zijn er leden lid geworden lang voor 2018. En die moeten we importeren.

Bijvoorbeeld de begin datum van het lidmaatschap is 1 maart 2015.

De eerst jaren zijn reeds gefactureerd met een ander systeem.

Met Econobis willen we nu in november 2018 de factuur maken van de periode

1 maart 2018 tot en met 27 februari 2019.

De geplande factuur datum zetten we op 15 februari 2018. Dit doen we omdat dan de nieuwe factuur voorstel komt in februari 2019. Dus we kiezen hier voor een jaar voor de gewenste factuur datum van volgend jaar.

Nadat de factuur verzonden is wordt de geplande factuur datum 15 februari 2019. En de periode 1 maart 2019 tot en met 27 februari 2020. Dat is uitstekend.

Maar we hebben wel een uitdaging. Dit lid is lid geworden op. 1 maart 2015. Maar deze datum kunnen we niet in de order zetten omdat dan de periodes verkeerd gaan lopen.

Vraag hoe kunnen we de datum 1 maart 2018 als begin datum krijgen in de order regel. En toch pas de eerste factuur vanuit

Econobis versturen voor periode 1 maart 2018 tot en met 27 februari facturen.

Uitwerking

Stap 1: het product

Product lidmaatschap:

Stap 2: de order

Factuur frequentie: jaarlijks

Volgende factuur datum: 15-02-2018

Stap 3: de orderregel

Begin datum 01-03-2015

Stap 4: aanpassing via database

De periode klopt nu inderdaad niet. We moeten date_last_invoice zelf in de database zetten.

Date_last_invoice is een veld in de orderregel, die normaal niemand ziet. Als deze leeg is en er wordt een factuur verzonden, wordt hier de begin datum van de orderegel + de order factuur frequentie ingevuld. Als deze al gevuld was als er een factuur wordt verzonden dan wordt hier alleen de order factuur frequentie bij opgeteld.

Deze zetten we op 2018-03-01

Na het maken en versturen van de factuur is dit het resultaat:

Volgende factuur datum is verhoogd naar 15-02-2019

Periode is nu 1 maart 2019 t/m 29 februari 2020

Persoon met lidmaatschap eenmalige inleg, die overgaat op jaarlijks betalen

Fren heeft op 01-01-2015 een lidmaatschap gekocht. Hij heeft hier eenmalige 50 euro geld voor ingelegd. Vanaf 01-01-2019 moet hij jaarlijks 10 euro gaan betalen.

Huidige situatie:

Product:

Order:

Omdat de factuur frequentie van de order eenmalig is, is de volgende factuur datum op dit moment leeg.

Er zijn twee methode om van lidmaatschap van eenmalig bedrag over te stappen naar een lidmaatschap die jaarlijks gefactureerd gaat worden

Methode 1 aanmaken extra order regel. Dit kan de coöperatie zelf

Aanpassing:

Nieuw product aanmaken:

Order:

Veranderden in de order

Factuur frequentie -> jaarlijks
Volgende factuur datum -> 01-01-2019
Einddatum orderegel ILM -> 31-12-2018
Nieuwe orderregel toevoegen met JLM begindatum 01-01-2019

Fast forward naar 18 december 2018:

De order is nu 14 dagen voor de volgende factuur datum dus komt in de te factureren bak.

Dit gaat op meerdere plekken fout nu:

Omdat de eerste orderregel een looptijd heeft en er een factuurfrequentie is wordt er een periode berekend.
Omdat de datum uit pas 01-01-2019 is, maar al 14 dagen eerder de factuur wordt gemaakt is de datum uit nog niet verstreken. Als er tot 01-01-2019 wordt gewacht of de einddatum eerder wordt gezet is dit wel opgelost.

Oplossing: Bij het aanmaken van het nieuwe product JLM moet gelijk het oude product ILM een looptijd geen krijgen.

De eenmalig inleg is al betaald, dus de regel is groen. Ook wordt hij sowieso niet meer op de volgende factuur gezet. De order regel is groen omdat de order regel al gefactureerd is. De order factuur frequentie maakt niet uit. De check is: product->looptijd = geen en dat van de orderregel een verzonden factuur is.

Beide problemen zijn hier dus mee opgelost.

Nadeel als je nu alle leden wil selecteren dan moet je wel selecteren op ILM met begin datum en niet met JLM met begin datum

Methode 2 Heeft hulp nodig van de beheerder en kan niet gedaan worden door de coöperatie zelf.

Je maakt een nieuw product aan. JLM Met de jaarlijkse facturatie. En die koppel je aan alle contacten

Alleen je moet dan wel de begin datum van het lidmaatschap JLM aanpassen. Dat doe je op de methode Importeren leden die eerder hierboven is beschreven

Vervolgens zet je alle orders met alleen de ILM product code op beëindigd