Incasso

Als een contact staat ingesteld op betaalwijze "incasso" dan genereert de order een incassofactuur als je op de incasso nota's verstuurd via email of post.

Vanuit deze map kan je post en e-mail facturen verzenden. Alle door jou geselecteerde facturen worden in een één batch verzonden. Van elke batch die je verstuurd, wordt een sepa incassobestand gemaakt. Per batch betaal je bankkosten. Dus zorg dat je voldoende facturen selecteert, om grotere batches te hebben.

Als je op de knop "Facturen e-mailen (of post) en Sepa bestand maken" klikt, dan wordt er gevraagd om een incassodatum. Na akkoord worden de facturen gemaild (of een PDF aangemaakt). Tevens wordt er een sepa incassobestand aangemaakt. Het incassobestand wordt gedownload naar je lokale computer. Dit bestand kan je vervolgens uploaden bij je bank. Alle aangemaakte Sepa bestanden vind je ook terug bij de Administratie. 

Zorg er voor dat je bij het kiezen van de incassodatum een datum instelt, waarbij je rekening houdt met de doorlooptijd van jouw bank.

LET OP. Als je met Twinfield werkt dan maak je het Sepa incasso bestand aan met Twinfield. Lees er alles over in de Twinfield gebruikers handleiding. 

Randvoorwaarden voor incasso

Wat zegt bv. de Triodos bank over Incasso en hoe zit dat in Econobis

Volgens de Triodos: Het Incassant ID

Het Incassant ID (ook wel Sepa Direct Debit Creditor ID of Sepa Creditor ID) is een uniek kenmerk waarmee jouw organisatie als Incassant in het hele SEPA gebied te herkennen is. Als je Europese Incasso wilt gebruiken, dan ontvang je van de bank eenmalig een Incassant ID. Heb je al een incassocontract bij een andere bank en heb je al een Incassant ID, dan gebruik je dit ID. Geef dit dan aan jouw bank door (De bank ontvangt dan graag het certificaat van echtheid dat je bij je bank kunt opvragen). Je incasseert altijd met hetzelfde Incassant ID, ook als je voor de incasso meerdere rekeningen bij verschillende banken gebruikt. Het Incassant ID bestaat in Nederland uit 19 posities en bevat o.a. je KvK nummer.

Vertaling naar Econobis:

Bij Administratie vul je jouw Sepa Creditor ID in en de Sepa contract naam die op je contract staat

Volgend de Triodos: Het Mandaat

Het Machtigingskenmerk of Mandaatreferentie of incasso Mandaat ID (Sepa) bepaal je als organisatie zelf en moet per Incasso machtiging uniek zijn in combinatie met het Incassant ID. Het machtigingskenmerk bestaat uit maximaal 35 posities en kan zowel cijfers als letters bevatten. Het kenmerk kan bijvoorbeeld het klantnummer zijn. Het kenmerk moet precies overeenkomen met het kenmerk op de machtiging die door de debiteur is afgegeven. Het kenmerk is een vast gegeven en is gekoppeld aan de machtiging en dus niet aan een betaling. Het wijzigt dus niet zoals bij een betalingskenmerk bij iedere doorlopende incasso-opdracht. Geeft de debiteur verschillende machtigingen af voor verschillende doelen (bijvoorbeeld een doorlopende en een eenmalige machtiging) dan kun je dit oplossen met een volgnummer of je meldt de debiteur de reden van incasso bijvoorbeeld d.m.v. een factuur.

Vertaling naar Econobis:

Incasso Mandaat ID (SEPA) in Econobis is het ordernummer. Een ordernummer wordt door Econobis automatisch gemaakt. Als je voor een klant verschillende doelen zoals een lidmaatschap en of inleg van een project incasseert dan maak je verschillende orders aan. Elke order heeft zijn eigen nummer en daarmee nummer.

Volgens Econobis:  Mandaat datum

Dit is de datum waarop de klant akkoord is gegaan met de automatische afschrijving. Dit veld is verplicht wanneer je met SEPA-incasso's wilt werken. Wijzig deze datum niet als deze eenmaal is goedgekeurd door de bank omdat het mandaat-nummer en de mandaat-datum door de bank worden bewaard. De mandaatdatum mag niet in het heden of in de toekomst liggen.

Vertaling naar Econobis

In Econobis wordt de Aanvraag Datum van de order gebruikt als Mandaat-datum.

Wat moet je zelf doen ?

Voordat je mag incasseren, moet je toestemming hebben van je contact(en). En deze moet je bewaren. Je kan een standaard documenttemplate aanmaken met alle relevante velden. Die kan je laten tekenen door je klant. En opslaan in Econobis.

Volgens de Triodos: De Factuur als vooraankondiging

Vooraankondiging als Incassant Voor Europese Incasso is een specifieke vooraankondiging aan de debiteur verplicht. Je geeft daarbij uw Incassant ID, machtigingskenmerk, het bedrag en de exacte datum van incasso aan. Dat kan bijvoorbeeld door het versturen van een factuur. Spreek je niets af met de debiteur dan geldt dat je 14 dagen voor de incassodatum een vooraankondiging moet doen. Dat kan bijvoorbeeld door het versturen van een factuur. Wil je daarvan afwijken dan kan dat door de termijn van de vooraankondiging (bijvoorbeeld: minimaal tien dagen) op te nemen in je algemene voorwaarden. Je maakt daarmee een specifieke afspraak met de debiteur. > Doorlopende Europese Incasso 1x vooraankondiging > Eenmalige Europese Incasso 1x vooraankondiging 16. Vooraankondiging door de Bank aan de debiteur De bank van de debiteur informeert de debiteur over een eerste, eenmalige, of alle incasso’s die afgeschreven gaan worden. Doordat de debiteur van tevoren door zijn bank wordt geïnformeerd, kan hij de incasso tot en met de uitvoeringsdatum weigeren. De incasso vindt dan niet plaats. In tegenstelling tot bij storneren of terugboeken waarbij de incasso wel plaats vond. Triodos Bank informeert debiteuren via een alert in Triodos Internet Bankieren. Wanneer een debiteur een incasso vooraf weigert, ontvang je deze incasso terug als een uitgevallen transactie. In de omschrijving vindt je de reden van uitval. In dit geval ontvang je de volgende melding: MS02 NotSpecifiedReasonCustomerGenerated Oneens met Incasso.

Vertaling naar Econobis:

Als vooraankondiging maak je in Econobis een factuur die je naar je contact verstuurt. Onderaan de factuur staat de volgende tekst.

Het bedrag wordt omstreeks 17-11-2018 van uw rekening afgeschreven.
Uw bankgegevens IBAN: NL93ABNA0501107967
Incasso Mandaat ID (SEPA): O2018-125

17-11-2018 is de datum die je hebt ingegeven als incassodatum. Incasso Mandaat ID is het ordernummer.