Tips om te starten

Econobis is een mooi pakket, maar ook uitgebreid en complex. Om de start zo soepel mogelijk te laten verlopen, volgen hieronder enige tips en suggesties.

Bouw het zo mogelijk in stappen op en bestudeer elke functionaliteit grondig voordat je ermee start:

1. Contacten (persoon en organisatie) vormen je basis. Dat kunnen leden zijn, opdrachtgevers, klanten, vragenstellers, …. Voer deze met de hand in, via de importfunctie bij contacten of via de importservice van Econobis.
   
2. Administratie invoeren: Nodig als je wilt kunnen factureren, projecten gebruiken, etc.
Hoewel je snel kunt starten met slechts de naam, is het handig voor later als je de gegevens nu toch zo compleet mogelijk al invoert.
   
3. Groepen opvoeren: Er zijn statische en dynamische groepen. Maak je een statische groep, dan moet je deze a) handmatig bijhouden of b) bijvoorbeeld voor aanmelden op je Nieuwsbrief via je website met gebruikmaking van de API.
Een dynamische groep kan samengesteld zijn uit meerdere subgroepen. Of gebaseerd op een filter: kenmerken van een contact, zoals woonplaats of een product bij een order. Dynamische groepen worden automatisch bijgehouden.
Een groep kan in zijn geheel gemaild worden.
   
4. Ledenlijst: 
Het begrip “ledenlijst” bestaat niet in Econobis. Wel statische en dynamische groepen. Maak je een statische groep, dan moet je handmatig je ledenlijst bijhouden, dat heeft niet de voorkeur. Meestal betalen leden contributie, dat gaat via een order met een orderregel “lidmaatschap”, op basis waarvan dan een lidmaatschapsfactuur aangemaakt wordt. Dus maak dan een dynamische groep aan
-> voordat je dit kunt doen heb je een administratie nodig!
-> én producten
-> zijn b.v. energieafnemers gratis lid? Dan kun je ervoor kiezen om voor hen een product te maken met een nul euro prijs, maar nooit een factuur te sturen. Je kunt ook een dynamische groep maken op basis van hun leverancier gegevens.
   
5. Mailen vanuit Econobis.
 Zorg dat je gebruikers, mailboxen en alle benodigde emailtemplates hebt. Je kunt een koppeling maken met Mailgun, om veilig aan groepen te mailen. Zo voorkom je dat je website/mail als spammer of phising gezien wordt. Je kunt natuurlijk ook een mailprogramma als LaPosta gebruiken. Dan moet je wel zorgen dat je Econobis groepen altijd gesynchroniseerd zijn met LaPosta maillijsten.