FAQ Econobis

Niet alle contacten kunnen direct verwijderd worden.

Lees meer in het document Regels m.b.t. verwijderen.

Soms heeft een contact een tussenvoegsel. 
Maar deze wordt niet getoond in de naam boven aan het scherm

Dit kan je oplossen door:

Als je geen e-mails meer ontvangt, dan kan het zijn dat je e-mail box niet meer actief is.

Als de mailbox server niet bereikbaar was, wordt de verbinding verbroken en werkt de mailbox niet meer. De mailbox onder “instellingen” en dan “mailboxen” kleurt dan rood.

Je kunt dat oplossen door de rode gemarkeerde mailbox te openen en dan op opslaan te klikken. Econobis zal opnieuw proberen om verbinding te maken. En de mailbox wordt weer zwart. Werkt dit niet, dan is er iets aan de hand met je mailbox provider.

Als de mailbox niet beschikbaar is, dan zal Econobis zelf om de 30 minuten opnieuw proberen verbinding te maken. Lukt dit naar 5 keer niet, dan zal alsnog de mailbox niet werken. Je kan dat oplossen door de rood gearceerde mailbox te openen en dan op opslaan te klikken. Econobis zal opnieuw proberen om verbinding te maken. Werkt dit niet, dan is er iets aan de hand met je mailbox provider.

Microsoft API  / Office 365-Als je een Office 365 omgeving hebt moet je een app registration aanmaken, handleiding om te koppelen vind je hier
Als deze mailbox geen mail meer ophaalt moet je deze mailbox mogelijk opnieuw koppelen.  In de handleiding Verbinding e-mail microsoft API herstellen kun je lezen hoe dat werkt.

 IMAP:

Jou mailbox werkte en je kon mail ontvangen, maar nu geeft de mailbox de melding: "Deze mailbox is onjuist geconfigureerd. Hierdoor zal er geen mail uit deze mailbox gehaald worden. Update de configuratie om de mailbox werkend te krijgen."

Deze melding heeft alleen betrekking op het ontvangen van mail. Als de uitgaande mailbox zoals Mailgun wel werkt dan kan je wel mail versturen.

De mailbox van jouw mailprovider is dan schijnbaar enige tijd niet bereikbaar geweest. Econobis probeert dan een aantal keer opnieuw verbinding te maken. Als dan niet lukt, stopt Econobis met proberen. Dit gebeurt om te voorkomen dat Econobis oneindig lang verbinding probeert te maken.

De oplossing is om de mailbox te openen en opnieuw op te slaan. Econobis gaat dan opnieuw verbinding maken. Vaak werkt de mailbox dan wel.

Als de mailbox dan nog steeds niet bereikbaar is, dan is er iets aan de hand met de mailbox. Wellicht is er iets veranderd bij je mailprovider of zijn er andere inloggegevens. Lees hier hoe je de mailbox goed kan instellen.

Als een actieve mailbox rood is, dan wordt het woord "instellingen" in het Econobis menu ook rood. Op deze manier wordt je er op geattendeerd dat je mailbox niet werkt. Als de mailbox niet actief is, gebeurt dit niet.

Er zijn 2 mogelijke oplossingen:

Oplossing 1

Selecteer kolom: met foute Ean code

Rechtermuis:

Selecteer Celeigenschappen…:

Kies Getal en zet Decimalen op 0. Klik Ok.

Nu worden ze als getal wel volledige getoond.

Oplossing 2

Laad de csv in via Gegevens > Van Tekst/CSV, dan kun je eerst de gegevens transformeren en daar kun je de kolommen types wijzigen naar Tekst via de Power Query Editor:

Zie je vreemde tekens in je export

Kies dan voor zoek en vervang

Als coöperatie wil je zicht houden op wie er toegang heeft tot de gegevens in Econobis en op wat iedereen doet. Daarom wordt er in Econobis een audit trail bijgehouden. Je kan precies zien welke gebruiker wat doet. Daarnaast wil je ook zeker zijn dat iedere gebruiker uniek is en dat je weet wie de gebruiker is. Daarom moet je altijd er voor zorgen dat accountgegevens voor elke gebruiker uniek zijn.

Daarom: 

• Maak voor alle gebruikers een eigen persoonlijke account aan. Een account op naam van een echt mens.
  
• Maak geen accounts op naam van een info@ mailadres. Iedereen die toegang heeft tot een info@ mailbox kan via 'wachtwoord vergeten' een nieuwe - wachtwoord aanvragen en ontvangen voor dit account. Vervolgens kunnen ze toegang krijgen tot Econobis.
  
• Deel geen account. Gebruik dus niet één inlogaccount dat door iedereen gebruikt wordt.

Tegenwoordig zijn er op internet grote hoeveelheden inloggegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) te koop. Deze zijn buitgemaakt door partijen die systemen hebben gehackt. Veel mensen gebruiken dezelfde inloggegevens op meerdere systemen. Begrijpelijk, want het is lastig om voor elk systeem een uniek wachtwoord te onthouden.

Wat moet je nu doen om dit te voorkomen?

1. Gebruik een uniek wachtwoord voor Econobis, maar gelukkig doe je dat natuurlijk al.
2. Beperk het aantal medewerkers dat gegevens kan downloaden. Downloadfunctionaliteit is praktisch, maar met gecompromitteerde inloggegevens kunnen ook anderen hiervan gebruikmaken. Bovendien worden geëxporteerde bestanden, zoals Excelbestanden met ledengegevens, lokaal opgeslagen op pc’s en laptops van medewerkers. Op die verspreide dataopslag is nauwelijks controle.
3. Dringende oproep: activeer 2FA. Naast gebruikersnaam (e-mailadres) en wachtwoord is dan een tweede verificatiestap vereist, bijvoorbeeld via een eenmalige code. Deze code kan alleen door de gebruiker zelf worden gegenereerd. U kunt 2FA verplicht stellen voor alle medewerkers, of dit per medewerker instellen. 2FA is beschikbaar binnen Econobis, de Econobis-portal en Hoomdossier.
4. Controleer of alle medewerkers nog actief zijn binnen uw organisatie. Ga naar Instellingen en vervolgens naar Gebruikers. Zet accounts van medewerkers die niet meer in dienst zijn op inactief. Zij kunnen dan niet langer inloggen.

Econobis is verantwoordelijk voor de beveiliging van de systemen. Gebruikers zijn zelf verantwoordelijk voor het beheer van hun eigen omgeving, inclusief wie toegang heeft en op welke manier wordt ingelogd.

Als een Econobis-omgeving wordt gecompromitteerd, betreft dit uitsluitend de gegevens binnen die specifieke omgeving. Andere gebruikersomgevingen blijven gescheiden en zijn niet toegankelijk. Een beveiligingsincident bij één gebruiker kan echter wel impact hebben op het vertrouwen in alle Econobis-gebruikers.

Is het gebruik van 2FA omslachtig omdat je bij elke inlog een extra handeling moet uitvoeren? Ja. Toch is het noodzakelijk om dit te gebruiken. In de wiki lees je hoe je 2FA instelt en gebruikt:

https://wiki.econobis.nl/books/02-wegwijs-in-econobis

Vanwege de bewaarplicht moet je nota's bewaren. Daarom kun je onderstaande items niet verwijderen:

Een order met daaraan gekoppeld een nota met de status “te verzenden” kan niet worden aangepast. (De order zit in de map “Order – Te verzenden”)

Wil je deze order toch aanpassen?

Verwijder dan eerst de “te verzenden” nota. Dan komt deze order weer in de “Order – te factureren” Pas de order aan en maak vervolgens opnieuw de nota.

Bij een eenmalige orderregel hoort geen periode te staan. Dus geen start- en einddatum.

Zie je dat wel, ga dan naar het betreffende product en controleer of daar alles goed is ingesteld.

Het kan zijn dat de looptijd niet op "geen" staat.

Als je vervolgens de looptijd aanpast, dan wordt dit in alle orders aangepast.