Administraties

In Econobis kan je meerdere administraties opvoeren. Een administratie is in dit geval een boekhoudkundige / juridische eenheid. Bij producten, orders en nota's wordt de informatie van een bepaalde administratie gebruikt.

Wanneer je bijvoorbeeld vanuit jouw organisatie twee administraties beheert, kun je deze beide opvoeren in Econobis. Denk aan een algemene coöperatie van waaruit een postcoderooscoöperatie is ontstaan. De postcoderooscoöperatie is een aparte entiteit waarvoor een aparte administratie moet worden gevoerd. De gegevens van beide administraties kun je opvoeren bij 'Administraties'. Projecten en producten koppel je vervolgens bij het aanmaken aan de juiste administratie.

Per administratie vul je alle gegevens in die van toepassing zijn. Als je nota's maakt, dan komen de gegevens van de bijbehorende administratie op de factuur. Als je de gegevens niet compleet invult, dan is je nota ook niet volledig (en het kan zijn dat deze dan niet voldoet aan wettelijke vereisten).

Tevens voeg je 4 e-mailtemplates toe:

1. template als e-mail tekst bij de eerste nota die je verstuurt als overboeknota
2. template als e-mail tekst bij de eerste nota die je verstuurt bij een incassonota
3. template als e-mail tekst bij herinnering
4. template als e-mail tekst bij de aanmaning

Vanuit een administratie worden nota's en project rapportages verstuurd. Bij "Afzender van Rapportages en nota's is e-mail adres" kan je kiezen vanuit welke e-mail box dit gebeurt. Als je niets invult, wordt default gekozen voor de primaire mailbox.

N.B. Je kunt de contacten in Econobis niet scheiden per administratie. Je kunt alleen vastleggen welke producten en projecten (behorende bij een bepaalde administratie) ze afnemen.