Mailbox instellen - koppelen

Inleiding

Econobis levert geen mailboxen. Die heb je zelf aangeschaft bij jouw hosting of e-mailprovider.

Bij de start van je gebruik van Econobis, hebben wij een tijdelijk e-mailadres voor je gemaakt en deze gekoppeld in jouw Econobis omgeving. Deze mailbox heet [naamomgeving@econobis.nl]. Dit tijdelijke e-mailadres is gekoppeld zodat vanuit jouw omgeving e-mails kunnen worden gestuurd aan nieuwe gebruikers die je opvoert. Dit mailadres mag niet gebruikt worden voor correspondentie met jouw contacten.

Aan een e-mailbox koppel je ~~gebruikers.~~gebruikers. Dit zijn de medewerkers die de betreffende mails uit de mailbox kunnen zien en ook namens de betreffende e-mailadressen e-mails kunnen versturen.

Tijdelijke mailbox bij start gebruik Econobis

Bij aanmaken van je Econobis-omgeving, maakt een beheerder van Econobis een basis-mailaccount voor je coöperatie aan: [cooperatienaam@econobis.nl]. Tevens wordt er een mailbox aangemaakt die de mail ontvangt en op dit mailadres inleest. Dit is vooralsnog de tijdelijke default afzender van mails uit Econobis. Uitgaande mail, bijvoorbeeld vanuit rapportages en facturen, wordt vanuit dit account verstuurd, zodat er in ieder geval mail kan worden verstuurd. Let op: eventuele antwoorden op deze mails komen ook op dat adres binnen! Als je een eigen mailbox hebt aangemaakt dan kan je deze mailbox op niet actief zetten.

Let op: bij mailbox aanpassen / deactiveren
Een mailbox kan en mag niet verwijderd worden. Want dan zouden alle mails die gekoppeld zijn aan contacten vanuit deze mailbox worden verwijderd. En dat willen we niet. Dus nooit een bestaande mailbox aanpassen met gegevens van een andere mailbox. Als je een mailbox in Econobis wilt deactiveren zet dan Actief op 'Nee'.

Gegevens provider nodig

Bij het koppelen van de mailbox heb je gegevens voor inkomende en uitgaande mail nodig die bij je provider kunt vinden.

Een mailbox verbinden met Econobis - inkomende e-mail

Een mailbox verbinden met Econobis kan op verschillende manieren:

Mailgun: Mail doorsturen naar Econobis via Mailgun > dit is de makkelijkste optie
Office365: Office365 koppelen
IMAP: Via IMAP koppeling

Instellingen > mailboxen

De instellingen om een mailbox te koppelen doe je in Econobis bij Instellingen > Mailboxen.
Ga naar

> Instellingen
> Mailboxen
> Kies "+"
> Voer alle gegevens van jouw mailbox in

Algemene gegevens

Weergave naam: Is de weergave naam van je mailbox. Als je een mail verstuurt, dan ziet deze er als volgt uit: “Weergavenaam <info@voorbeeld.nl>”
E-mail: Het e-mailadres
Gebruikersnaam: De naam waarmee je kan inloggen op de mailbox van je provider
Wachtwoord: Het wachtwoord om in te loggen op je mailbox van je provider. Het wachtwoord mag alleen de volgende tekens bevatten:
(a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z / *- ? : ( ) . , ‘ +)
Zet de mailbox op Actief: Ja
Primair (verzend wachtwoord mails): Nee, lees alles over de (primaire mailbox)

Servergegevens
Kies bij inkomend mail type de manier waarop jij je mailbox wilt verbinden.

1. Mailgun - Als je voor uitgaande mail Mailgun gebruikt kan je inkomende mail laten doorsturen aan een Mailgun adres zodat deze in Econobis binnen komt. Bekijk voor meer informatie de handleiding Mailgun forward adres.

2. Microsoft API - Als je een Office 365 omgeving hebt, moet je een app registration aanmaken. Bekijk de handleiding Microsoft API.

3. IMAP:
Inkomende server: De naam van de server waarop mail binnenkomt.
Extra instellingen:
> IMAP versleutelde verbinding. Het type verbinding SSL of TLS.
> IMAP poort: het poort nummer.

Een mailbox verbinden met Econobis - uitgaande e-mail

Hier heb je drie mogelijkheden.
Wij raden sterk aan om uitgaande e-mail via Mailgun te versturen.
Econobis heeft een Mailgun licentie, als je een Econobis abonnement hebt, kun je hier gratis gebruik van maken.
Als je gebruik maakt van Mailgun, kan het Econobis team je beter ondersteunen met instellingen en foutmeldingen.

Mailgun
Je verstuurt je mail via Mailgun. Zorg eerst dat de Mailgun instellingen geregeld zijn.
Bekijk hiervoor de handleiding Mailen met Mailgun vanuit Econobis.
Kies uitgaand mail type “Mailgun”.
Je kan hier alleen kiezen voor Mailgun domeinen die onder instellingen Mailgun domeinen zijn aangemaakt (zie de handleiding).
> Klik op “Opslaan”
> Vul ook de gebruikers in die je aan deze mailbox wilt koppelen (die deze mailbox mogen zien en erin werken).
> Kies ook de domeinen / mailadressen die je wilt uitsluiten bij koppelen van mail aan contacten (zie onderstaand).
Microsoft API
Als je een Office 365 omgeving hebt, moet je een app registration aanmaken. Bekijk de handleiding Microsoft API.
Kies uitgaand mail type “Microsoft API”.
> Klik op “Opslaan”
> Vul ook de gebruikers in die je aan deze mailbox wilt koppelen (die deze mailbox mogen zien en erin werken).
> Kies ook de domeinen / mailadressen die je wilt uitsluiten bij koppelen van mail aan contacten (zie onderstaand).
SMTP
Kies uitgaand mail type 'SMTP'
Uitgaand: De naam van de uitgaande server.
Smtp versleutelde verbinding: Het type verbinding SSL of TLS.
Smtp poort: poort nummer Standaard voor SSL is 465 en voor TLS 587, dit kan afwijken.
> Klik op “Opslaan”
> Vul ook de gebruikers in die je aan deze mailbox wilt koppelen (die deze mailbox mogen zien en erin werken)
> Kies ook de domeinen / mailadressen die je wilt uitsluiten bij koppelen van mail aan contacten (zie onderstaand).
Let op max. aantal mails: Sommige providers zoals Strato accepteren niet dat er meer dan 20 e-mails tegelijk worden verstuurd. Als je dat wel wilt, moet je Mailgun gebruiken. Zie optie 2.
Let op bij Gmail: Als je gmail als provider hebt, moet je extra handelingen verichten om e-mail te koppelen via SMTP.
Voor Gmail accounts moet je een App wachtwoord aanmaken. Hiervoor moet 2 factor authenticatie aan staan op het gmail account,
Bekijk de handleiding Gmail app wachtwoord aanmaken.

Waarom is mijn mailbox rood

Als Econobis een aantal uur achter elkaar geen verbinding kon maken met jouw mailprovider, stopt de koppeling. Je kan dit oplossen door dubbel te klikken op mailbox en dan op opslaan te klikken. Econobis gaat dan opnieuw verbinding maken met jouw mailprovider. Als dit niet lukt en je mailbox blijft rood, kijk dan bij meest voorkomende fouten.

Meest voorkomende fouten en oplossing als de mailbox niet werkt.

In het veld "Inbox prefix", moet je "INBOX" invullen.
Werk je met de laatste versie van je browser (niet meer met Internet Explorer).
Bevat je wachtwoord geen vreemde tekens? Zie hierboven welke tekens jouw wachtwoord mag bevatten.
Open de mailbox, vul opnieuw je wachtwoord in en klik op opslaan.
Als je nog geen gebruikers hebt aangemaakt, maak dan eerst gebruikers aan en koppel deze vervolgens aan de gewenste mailboxen.
Spaties voor of achter de ingevulde gegevens. Controleer of je niet per ongelijk spaties hebt staan voor of achter de ingevulde gegevens zoals je e-mail adres.
Bij Office365 accounts moet MFA (multi-factor authentication) uitstaan.
Bij Gmail boxen zijn er extra instellingen nodig aan de gmail kant via een App wachtwoord. Hiervoor moet 2 factor authenticatie aan staan op het Gmail account.
Bekijk de handleiding Gmail app wachtwoord aanmaken.

Domeinen / E-mail adressen uitsluiten om te koppelen

Je wilt niet allle binnenkomende e-mail koppelen aan een contactpersoon. Het e-mailadres dat van info@mijncooperatie.nl binnenkomt moet niet worden gekoppeld aan degene waar de mail betrekking op heeft. Deze beperking kan worden ingesteld bij de instellingen van de mailbox "Welke e-mailadressen en of domeinnamen moeten niet gekoppeld worden aan contacten" Vul hier de domeinnamen en / of e-mailadressen in die je niet gekoppeld wilt hebben.

Voorbeeldinstellingen
Er is een veelvoud van instellingen. En iedere e-mailprovider heeft instellingen die je kan vinden op hun site. Dit zijn een aantal voorbeelden.

provider	inkomende mail server	Imap poort	versleuteld	inbox prefix	uitgaande mail ser4ver	Smtp poort	versleuteld
	server.kroonwbdesign.nl	993	ssl	INBOX	mail.naamcooperatie.nu	25
	mail.econobis.nl	143		INBOX	mailgun
	imap.byte.nl	143	tls	INBOX	smtp.byte.nl	587	tls
	ns1.impleox.com	143		INBOX	mailgun
	outlook.office365.com	993	ssl	INBOX	mailgun
antagonist	mail.antagonist.nl	993	ssl	INBOX	mail.antagonist.nl	587	tls
	server.naamcooperatie.nl	993	ssl	INBOX	server.naamcooperatie.nl	465	ssl
your hosting	server124.firstfind.nl	143		INBOX	mail.naamcooperatie.nl	26
Neostrada	www76.totaalholding.nl	993	ssl	INBOX	mail.naamcooperatie.nl	465	ssl
Strato	imap.strato.com	993	ssl	INBOX	mailgun
	mail.naamcooperatie.nl	143		INBOX	mail.naamcooperatie.nl	587	tls
Gmail	imap.gmail.com	993	ssl	INBOX	smtp.gmail.com	587	tls
Exchange	outlook.office365.com	993	SSL	INBOX	smtp.office365.com	587	tls