Deel 3 Werking van de koppeling van Econobis met Hoomdossier
3.1 Hoomdossier aanmaken
Voor contacten die in Econobis staan kan je een Hoomdossier aanmaken. Het Hoomdossier wordt aangemaakt met de contactgegevens uit Econobis.
Algemene werking
Een gebruiker van Econobis met de rol “Energie adviseur” of “Key user” kan voor contacten een Hoomdossier aanmaken. Het contact ontvangt vervolgens vanuit Econobis een e-mail met algemene informatie. Vanuit het Hoomdossier wordt er ook een e-mail met inloginstructies gestuurd. Het contact wordt gelijk aan een groep binnen Econobis toegevoegd. Bij het contact staat aangegeven dat er een Hoomdossier is aangemaakt.
Als het Hoomdossier wordt aangemaakt wordt er door Econobis een e-mail naar het contact gestuurd. Hier moet je eerst een e-mail template voor maken. Een voorbeeld tekst staat in de bijlage.
De contacten met een Hoomdossier komen in een groep naar keuze. Vooraf moet je aangeven aan welke groep je de contacten wil toevoegen. Hier kan je bijvoorbeeld de groep “Hoomdossier gebruikers” voor aanmaken.
Werking in stappen
Als de koppeling Econobis met Hoomdossier is ingesteld, dan ziet een gebruiker met de rol Energie adviseur een knop “Hoomdossier aanmaken” bij een contact staan.
Het Hoomdossier wordt aangemaakt. De knop heeft nu de tekst “Hoomdossier aangemaakt” Het contact is ook aan de groep Hoomdossier gebruikers toegevoegd.
Een Hoomdossier kan niet worden aangemaakt als:
- Voor- of achternaam niet is ingevuld.
- Er geen e-mailadres bekend is.
- Er geen adres bekend is.
- Het telefoonnummer niet geldig is. (geldig is minimaal 10 posities en begint met 0 of +) Het is wel toegestaan om geen telefoonnummer in te vullen.
- Er al een Hoomdossier gebruiker met het zelfde e-mailadres bestaat.
In deze gevallen wordt de foutmelding getoond. Bijvoorbeeld:
3.2 Koppelen van een coach vanuit Econobis
Om een coach vanuit Econobis te kunnen koppelen moeten de volgende stappen genomen worden:
- Aanmaken van een intake
- Aanmaken van een kans
- Aanmaken van een kansactie
- Koppelen van de coach in de kansactie
3.2.1 Aanmaken van een intake
Om een nieuwe intake te maken klik je rechts op het plusje in de regel 'Intakes'. Om coaches te kunnen koppelen moet je vervolgens de Hoomdossier campagne kiezen en opslaan.
De instellingen voor de Hoomdossier campagne(s) kun je vinden onder 'Instellingen/ Coöperatie/ Hoom gegevens'.
3.2.2 Aanmaken van een kans
Een kans kun je op de net nieuw aangemaakte intake pagina aanmaken door onder 'Interesses' rechts op het plusje te klikken. Vervolgens kies je onder 'Maatregel' de voor jullie passende optie, bijvoorbeeld 'Energiespaarcoaching' en klikt op 'Opslaan'.
Er verschijnt nu een knop 'Maak kans'.
Op de nieuwe pagina kies je onder 'Maatregel - specifiek' de voor jullie best passendste optie, bijvoorbeeld Energiecoach.
De stappen tot hier kunnen ook automatisch via een webformulier getriggerd worden. Als je hier gebruik van maakt begint de coördinator bij onderstaande stappen.
3.2.3 Aanmaken van een kansactie
Om een coach in Hoomdossier te koppelen aan deze bewoner ga je nu in de net aangemaakte kans een kansactie toevoegen. Hiervoor klik je onder 'Acties' rechts op het plusje en kiest de optie 'Bezoek'.
- Ze zijn toegevoegd aan de coachgroep (zie ook uitleg over het inrichten van de koppeling)
- Ze zijn toegevoegd aan de Hoomdossier campagne
De bewoner waarvoor je de kansactie hebt aangemaakt wordt in Hoomdossier aan de coach gekoppeld die je hier gaat kiezen.
3.3 Bijwerken van de coach gekoppeld in het Hoomdossier
Als in Econobis een Coach gekoppeld wordt aan een Kansactie van een Contact dat een Hoomdossier heeft, dan wordt de Coach ook in het Hoomdossier gekoppeld.
3.4 Bijwerken gegevens van Kansactie in Econobis
O.b.v. de koppeling tussen Econobis en Hoomdossier worden de gegevens van de kansactie bijgewerkt.
3.4.1 Afspraak datum wijzigt in Hoomdossier
- Kansactie wordt bijgewerkt in Econobis
Wanneer?
- Coördinator of coach vult afspraakdatum in Hoomdossier in.
- Vervolgens wordt in Econobis de Kansactie bijgewerkt
Als de datum en tijd van de afspraak in Hoomdossier ingevuld zijn; dan worden de volgende velden in Econobis bijgewerkt:
- Kansactie status wordt 'Afspraak gemaakt'
- Afspraakdatum wordt toegevoegd met meegestuurde datum
Criteria voor bijwerken:
- Kansactietype is 'Bezoek'
- Contact-ID is gelijk
- Coach-ID is gelijk
- Intake is gerelateerd aan een Hoomdossier campagne
Indien meerdere Kansacties bij het Contact bij dezelfde Campagne (en daaraan verbonden Intake en Kans) bestaan, dan wordt de laatst aangemaakte Kansactie (met het hoogste ID) bijgewerkt.
3.4.2 Status van een dossier wijzigt in Hoomdossier
Wanneer?
- Coördinator of Coach wijzigt de status in het Hoomdossier.
- Vervolgens wordt in Econobis de Kansacties status bijgewerkt.
De statussen in Hoomdossier en bijwerking in Econobis:
| Status Hoomdossier wijzigt naar | Status Kansactie in Econobis wijzigt naar |
| Actief | Geen wijzigingen |
| Inactief | Geen wijzigingen |
| In afwachting | Geen wijzigingen |
| Uitgevoerd | ‘Afspraak uitgevoerd’ |
| Geen uitvoering | Geen wijzigingen |