2. Kansactie invoeren en opvolgen

Er zijn 3 soorten kansacties oftewel acties die je op basis van een kans kunt registreren en uitvoeren:

1. Bezoek. 
Bijvoorbeeld een energiecoach of klusser gaat op bezoek bij de bewoner
   
2. Offerteverzoek. 
Bijvoorbeeld aanvraag van een offerte voor zonnepanelen voor de bewoner
   
3. Budgetaanvraag. Bijvoorbeeld de aanvraag van een isolatiesubsidie voor/samen met bewoner
   

Bezoek inplannen, bevestigen en uitvoeren

Er zijn twee opties: 

1. de coördinator plant de bezoeken in 
   
2. of de energiecoach plant de bezoeken zelf in.
   

Optie 1: Coördinator plant bezoeken in en bevestigt

Na het verwerken van de aanmelding plant de coördinator een afspraak in voor het bezoek van de coach bij de bewoner. 

• In Econobis open Contact en open de Kans
  
• Of open direct de kans
  
• Klik bij Acties op het kalendericoon
  
• Kies de bijbehorende afspraakkalender

• Op basis van de ingevoerde beschikbaarheid van de coaches worden mogelijke tijden voor een afspraak getoond. Wil je alleen de tijden van 1 coach zien, filter dan d.m.v. het filter ‘Alle coaches’
  

• Kies een datum en tijd
  
• De gekozen datum en tijd wordt automatisch ingevuld bij de Kansactie
  
• De status van de kans wijzigt naar ‘Afspraak gemaakt’
  

Niet via afspraakkalender maar handmatig

• Open de Kans
  
• Kies bij Acties voor ‘+’ en ‘Bezoek’
  

• Vul handmatig de coach en afspraakgegevens in.
  

• Bevestig de afspraak door een mail te sturen 
  
  • aan de bewoner
    
  • aan de Coach
    
  • aan beide tegelijk 
    
• Open de Kansactie
  
• Kies in het rechtermenu voor de e-mail die je wilt sturen en kies ‘+’
  
• Selecteer afzender e-mailadres.
  
• Selecteer het e-mailtemplate dat je hiervoor hebt gemaakt (zie Standaard E-mailtemplates) 
  
• Verstuur de e-mail. 
  
• De e-mail wordt bij het contact bewaard als verzonden e-mail. 

Optie 2: Coach plant bezoeken zelf in

Van de energiecoaches is bij de coördinator bekend wanneer en hoe vaak ze beschikbaar zijn; dit verschilt per persoon. De coördinator houdt dit bij buiten Econobis of eventueel m.b.v. afspraakkalender in Econobis. 

De coördinator zet op basis van de bekende beschikbaarheid de aanvraag door naar één van de energiecoaches. De coach neemt vervolgens zelf contact op met de bewoner om een afspraak te maken.

Doorzetten van de aanvraag naar de energiecoach 

• Open het Contact en open de kans of open direct de kans. 
  
• Maak bij de kans een Bezoek aan. 
  
• Kies bij Acties voor ‘+’ en ‘Bezoek’
  

• Klik in het veld ‘organisatie/coach’. De lijst klapt open. 
  
• Kies de coach die je wilt koppelen aan bewoner / kansactie bezoek

• Om de afspraak te bevestigen zijn er twee mogelijkheden
  
  • Coach stuurt zelf e-mail of bericht aan bewoner
  • Automatisch bericht vanuit Econobis nadat afspraak is gemaakt.
 Om een automatisch bericht te laten sturen heb je in de voorbereiding een ‘Workflow’ ingesteld dat bij statuswijziging van ‘geen afspraak gemaakt’ naar ‘afspraak gemaakt’ een mail wordt gestuurd naar het contact (zie hoofdstuk Workflows). 

Bezoek uitvoeren

• De Coach gaat op afgesproken dag en tijd op bezoek bij de bewoner. Daar gebruikt de Coach een van de afgesproken hulpmiddelen, afhankelijk van het doel van de afspraak: 
  
  • Inventariseren / adviseren: online Hoomdossier van de bewoner
    
  • Inventariseren / registreren: Opnameformulier (zie Opname- en Installatieformulier)
    
  • Registreren: Installatieformulier (zie Opname- en Installatieformulier)
    
• De Coach slaat het Hoomdossier op en stuurt gespreksverslag m.b.v. Hoomdossier naar de Coördinator of stuurt het ingevulde formulier in.
  
• De Coach informeert de bewoner over vervolgstappen.
  

Terugkoppeling bezoek (rapportage)

• De coördinator 
  
  • Verwerkt de ingezonden informatie (gespreksverslag Hoomdossier of formulier) in Econobis: 
    
    • koppeling van het verslag en Hoomdossier aan de aanvrager en 
      
    • aangeven van eventuele kansen in Econobis 
      
• De Coöperatie of Coach informeert de bewoner middels e-mail met als bijlage de rapportage.
  
  • Hoomdossier gespreksverslag
    
  • Rapportagedocument o.b.v. opnameformulier
    
• Op basis van het opnameformulier wordt een rapportage gemaakt die kan worden opgeslagen bij het contact in Econobis. 
  

Offerte aanvragen

Als je met bedrijven samenwerkt die offertes kunnen uitbrengen voor bepaalde maatregelen, kun je vanuit Econobis een offerteverzoek sturen aan een van de bedrijven.

Aanleiding offerteverzoek

Voorbeelden aanleidingen:

• Een Coach heeft tijdens een gesprek of bezoek geconstateerd (genoteerd/geregistreerd) dat een bewoner graag een offerte wil ontvangen voor een bepaalde maatregel, bv. vloerisolatie of zonnepanelen.
  
• Een bewoner heeft via een webformulier van een bepaalde actie/campagne aangegeven graag een offerte te ontvangen voor een bepaalde maatregel, bv. zonneboiler of warmtepomp.
  

Verwerking offerteverzoek

• Er is een kans aangemaakt o.b.v. verwerking gesprek Coach of webformulier.
  
• Als er nog geen kans is aangemaakt: maak een kans aan voor betreffende persoon via Intake > Interesses > maak kans.
  
• Open de Kans en maak een nieuwe Kansactie ‘Offerteverzoek’

• Vul de kansactie ‘Offerteverzoek’ in.
  
• Kies de Organisatie waar je de offerte wilt aanvragen.
  
• De datum van het offerteverzoek wordt automatisch vastgelegd op de datum dat je deze kansactie / het offerteverzoek aanmaakt.
  
• Kies status ‘Offerte aangevraagd’.
  
• Stuur een e-mail aan de organisatie door in het rechtermenu bij E-mail organisatie/coach ‘+’ te kiezen. 
  
• Selecteer afzender e-mailadres.
  
• Selecteer het e-mailtemplate dat je hiervoor hebt gemaakt (zie Standaard E-mailtemplates) 
  
• Verstuur de e-mail. 
  
• De e-mail wordt bij de contactgegevens van de organisatie bewaard als verzonden e-mail.

• Om het offertebezoek te bevestigen aan de bewoner zijn er twee mogelijkheden:
  
  • Stuur zelf een e-mail aan de bewoner vanuit zijn contactgegevens
    
  • Automatisch bericht vanuit Econobis nadat offerteverzoek is gedaan.
 Om een automatisch bericht te laten sturen heb je in de voorbereiding een ‘Workflow’ ingesteld dat bij statuswijziging naar ‘offerte aangevraagd’ een mail wordt gestuurd naar het contact (zie hoofdstuk Workflows). 

Monitoring offerteverzoeken

• Op basis van de afspraken die je hebt gemaakt met de betrokken bedrijven monitor je de kansacties ‘Offerteverzoek’ die zijn aangemaakt.
  
• Je kunt dat doen vanuit het overzicht Kansacties (lijst) waarin je selecties kunt doen door in de zoekbalk gewenste waarden in te vullen.

• Kijk regelmatig welke Offerteverzoeken al (te) lang open staan. 
  
• Verstuur eventueel herinneringen aan betrokken bedrijf over openstaande offerteverzoeken m.b.v. speciaal e-mailtemplate.
  
• Overleg met betrokken bedrijf of dezelfde offertes open staan.
  
• Verstuur eventueel herinneringen aan bewoner over openstaande offertes m.b.v. speciaal e-mailtemplate.
  

Budgetaanvraag

Dit deel van de handleiding is helaas nog niet beschikbaar, dit wordt nog uitgewerkt.