Verbindingen: persoon aan organisatie koppelen en vice versa

Met verbindingen kun je personen aan organisaties verbinden en vice versa. Zo zorgen we dat alle natuurlijke personen maar één keer in Econobis staan. Maar je kan die persoon ook aan verschillende organisaties koppelen als ze daar contactpersoon van zijn. Ook kun je personen aan personen verbinden. Dat is bijvoorbeeld als je een minderjarige wilt verbinden met een wettelijke vertegenwoordiger.

1. Inleiding Wat is een verbinding verbinding

Een verbinding is: een contact (persoon of organisatie) die is gekoppeld aan een ander contact (persoon of organisatie)
Met verbindingen kun je personen aan organisaties verbinden en vice versa. Zo zorgen we dat alle natuurlijke personen maar één keer in Econobis staan. Maar je kan die persoon ook aan verschillende organisaties koppelen als ze daar contactpersoon van zijn.
Ook kun je personen aan personen verbinden. Dat is bijvoorbeeld als je een minderjarige (vertegenwoordigde) wilt verbinden met een wettelijke vertegenwoordiger. En je kunt organisaties met organisaties verbinden b.v. hoofdkantoor en bijkantoor
Bij een verbinding kies je altijd een rol van de persoon of organisatie. Het gaat hier om de rol in verhouding tot het andere contact.

Verbinding maken

Voer eerst de gegevens van de twee contacten in die je wilt koppelen Maak dus twee contacten / zorg dat beide contacten in Econobis staan.  (2 personen of persoon en organisatie of 2 organisaties).
Maak vervolgens een verbinding:
- Kies bij een van de twee contacten in het veld ‘Verbindingen’ een ‘+’  NB. bij sommige verbindingen is het van belang vanuit welk contact je start, zie verderop
- Vul met welk contact dit contact moet worden gekoppeld en met welke rol
- Vul in of het deze verbinding de primaire verbinding is (bv. aanspreekpunt van de organisatie, dat is o.a. belangrijk bij communicatie met organisaties)
- Optioneel kun je start- en einddatum van de verbinding invullen, dat hoeft niet.

Voorbeeld

Er zijn twee manieren om een persoon aan een organisatie te koppelen:

Kies bij de Organisatie in het veld ‘Verbindingen’ voor ‘+’ en selecteer de contactpersoon, plus rol van deze persoon. Je kunt eventueel de begin- en einddatum aangeven en of deze persoon de primaire contactpersoon is.
Kies bij de Persoon in het veld ‘Verbindingen’ voor ‘+’ en selecteer de organisatie, plus rol van deze persoon. Je kunt eventueel de begin- en einddatum aangeven en of deze persoon de primaire contactpersoon is.

2. Type verbindingen

Er zijn twee type verbindingen:

1. Gewone verbinding verbinding

Een verbinding tussen een organisatie en een persoon, met de rol ‘directeur’.  Bij de organisatie staat bij verbinding de persoon genoemd met de rol directeur.  Bij de persoon staat bij verbinding de organisatie met de rol directeur. Bij zowel bij de organisatie als de persoon is de rol hetzelfde.

2. Verbinding met een primaire en secundaire rol

Er zijn verbindingsrollen die één op één aan elkaar gekoppeld. Het gaat om primaire en secundaire rollen. Bij deze rollen is de volgorde van de werkwijze belangrijk.
Primaire en secundaire rol:

"Gegevensbeheerder van” en “Gegevens beheerd door”
"Wettelijke vertegenwoordiger" en "Vertegenwoordigde"
“Schenker” en “Ontvanger”
“Hoofdvestiging” en “Nevenvestiging”
“Energiecoach van” en “Gecoacht door”

Belangrijk
Je kan alleen de eerstgenoemde rol kiezen/selecteren (dus “Gegevensbeheerder van”, "Wettelijke vertegenwoordiger", “Schenker”, “Hoofdvestiging” of “Energiecoach van”).
Het contact van waaruit de verbinding wordt aangemaakt deze rol wordt aangemaakt krijgt de gekoppelde secundaire rol Het andere contact waarmee wordt verbonden krijgt de primaire rol.
Je maakt deze verbinding dus altijd vanuit het contact met de secundaire rol.

Voorbeeld
Je wilt een wettelijke vertegenwoordiger en een vertegenwoordigde, ouder en kind, koppelen. De wettelijk vertegenwoordiger is de primaire rol. Je begint bij de secundaire rol. Begin dus vanuit het kind.
Ga naar contact “kind Marietje”, kies ‘+’ bij verbinding, selecteer het contact “mamma Ria” en selecteer de rol ‘wettelijk vertegenwoordiger’, de geselecteerde rol slaat op het geselecteerde contact “mama Ria”, het contact waarmee je de verbinding maakt.

Als je de verbinding hebt gemaakt dan zie je bij het contact “kind Marietje” zie je verbinding met “mama Ria”, en rol ‘vertegenwoordigde’. De rol slaat op het kind, het contact waarin je aan het werken bent.   

3. Filteren en dynamische groepen.

Bij Filters bij contacten kan je selecteren op verbindingen.  Kies Filter > kies verbinding > verbinding ‘is’ of ‘heeft’
Bij een verbinding met een gewone koppeling vind je direct de betreffende rol.  Dus je kan b.v. selecteren op verbinding “is” wettelijke vertegenwoordiger of verbinding “heeft” een wettelijke vertegenwoordiger. In het laatste geval vind je alle vertegenwoordigden (alle kinderen).
Bij een verbinding met zonder directe koppeling kan je selecteren op “is” directeur. Dan vind je alle directeuren. Of je selecteert op “heeft” een directeur. Dan vind je alle organisaties met een directeur.

Voorbeeld

Zoek je alle wettelijk vertegenwoordigers (alle ouders/verzorgenden met die rol)
Ga naar contacten > Kies Filter > kies verbinding > verbinding is ‘wettelijk vertegenwoordiger’
Zoek je alle contacten die een wettelijk vertegenwoordiger hebben (alle kinderen met rol ‘vertegenwoordigde’)
Ga naar contacten > Kies Filter > kies verbinding > verbinding heeft ‘wettelijk vertegenwoordiger’
Zoek je alle bedrijven met een directeur
Ga naar contacten > Kies Filter > kies verbinding > verbinding heeft ‘directeur’
Zoek je alle bedrijven die geen directeur hebben
Ga naar contacten > Kies Filter > kies verbinding > verbinding heeft geen ‘directeur’
Zoek je alle contacten die directeur zijn
Ga naar contacten > Kies Filter > kies verbinding > verbinding is ‘directeur’

4. Wat zijn de consequenties van de rollen > contactenportal

Op de contacten portal:
De Wettelijke vertegenwoordiger kan de gegevens beheren van Vertegenwoordigde
De Gegevensbeheerder kan de gegevens beheren van Gegevens beheerd door
Aan een contact organisatie kan je een contact persoon verbinden. Je kan dan uit verschillende rollen kiezen. Aan een contact organisatie kunnen meerdere personen worden verbonden. Slechts eén persoon kan de primaire verbinding (= primaire contactpersoon) zijn. De primaire contactpersoon kan inloggen op de contactenportal en de gegevens beheren van het contact organisatie.

Let op: Alleen een persoon kan inloggen op de contactenportaal. Dat heeft als consequentie dat je altijd een contact persoon en contact organisatie moet aanmaken. De contact persoon is als primaire verbonden aan contact organisatie. De contact persoon kan inloggen en dan zijn of haar eigen gegevens beheren of die van de organisatie.

Voorbeeld :

Als contact “Ria Econobis” ingelogd is op de portal dan kan zij de gegevens van zichzelf beheren en de gegevens beheren van het kind “Piet Econobis”. Tevens kan Ria de gegevens beheren van het bedrijf “Alibom” waar zij de primaire verbinding van is.
Op de contacten portal ziet dat er als volgt uit:

5. Contactpersoon op de factuur

Bij het aanmaken van een factuur op naam van een organisatie komt de primaire verbinding van de organisatie (contactpersoon) op de factuur achter t.a.v.

6. Export

Als je een export maakt van contacten dan krijgen alle contacten met geen of één verbinding één regel. Contacten met meerdere verbindingen krijgen net zoveel regels als dat er verbindingen zijn.
In de eerste kolommen staan de gegevens van het contact. In de laatste kolommen staan de gegevens van de verbindingen. In de laatste kolom staat de rol van het contact van die betreffende regel.