Persoon of organisatie verwijderen

Er zijn drie mogelijkheden hoe een contact verwijderd kan worden:

1. Kies bij de Persoon of Organisatie in de blauwe actiebalk het prullenbak icoontje.

2. Klik in het hoofdscherm helemaal rechts in de regel van een contact op het prullenbak icoontje.

3. Als je meerdere Personen of Organisaties wilt verwijderen:

• • Ga naar het hoofdscherm ‘Contacten’, of ‘Alle personen’ of ‘Alle organisaties’
  • Klik op het linke vinkje
  • Vink de relaties aan die je wilt verwijderen verwijderen 
  • Kies het prullenbak icoontje in de blauwe actiebalk.

Let op
Contacten met bv. actieve participaties, een actieve order of een verbinding kun je niet verwijderen. Je krijgt dan een melding dat je het contact niet kunt verwijderen en moet dan eerst de actieve items bij het contact beëindigen of verwijderen.
In verband met financiële verantwoording, dien je gegevens van personen of organisaties waarmee je een financiële relatie hebt gehad 7 jaar te bewaren. 
Zie ook de Afpraken Regels voor verwijderen - deleten in Econobis.pdf

Contacten verwijderen en AVG

Een contact kun je niet zomaar verwijderen uit Econobis. Voor bv. facturen geldt een bewaarverplichting van 7 jaar.  
Andere gegevens van een contact kun je verwijderen door het contact als het ware 'uit te kleden' en te 'sluiten'.
Bijvoorbeeld: verwijder eventuele verbindingen, sluit openstaande intakes, kansen en offerteverzoeken, sluit openstaande taken, verwijder deelnames en woningdossiers.

NB. Je kunt contacten (bv. als dubbel) ook samenvoegen.

Uiteindelijk blijven een beperkt aantal gegevens over, zoals bv. nota's omdat je deze niet kunt verwijzen (zie onderstaand). Daarvoor kun je als coöperatie intern de werkwijze afspreken dat je de gegevens anonimiseerd bv. 'contact de persoon' bij voornaam en adres- en contactgegevens verwijderen. Daarmee voldoe je aan de plicht om op verzoek gegevens uit de administratie te halen én ook aan de plicht om financiële gegevens te bewaren.

Waarom je een nota niet kunt verwijderen
Een nota kan je niet verwijderen. Je moet een opvolgende factuurreeks hebben en je moet facturen 7 jaar bewaren. Een contact met een gekoppelde factuur (nota) kan je daarom ook niet verwijderen. Wat je wel kan doen is de gegevens van het contact veranderen en alle niet relevante zaken weggooien (zie bovenstaand).

Voorbeeld mailtekst aan contact contact 
"We verwijderen niet standaard jouw klantgegevens, omdat wij volgens de bewaartermijn van de Belastingdienst verplicht zijn om de facturen voor onze klanten zeven jaar te bewaren. We bewaren daarom de facturen die we je hebben gestuurd. Je overige gegevens zijn uit onze administratie verwijderd."

Gelukkig is er nu vanwege de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) een mogelijkheid voor het laten verwijderen van persoonsgegevens.  

Kanttekening is wel dat de bewaartermijn voor facturen vanwege regels van de Belastingdienst best lang is (7 jaar) en we, om te voldoen aan de andere wetten, dus de gegevens voor een deel nog even vasthouden en we het contactnummer niet helemaal kunnen verwijderen uit onze administratie omdat deze klantnummers corresponderen met de facturen die wij dienen te bewaren. We kunnen wel alle bij ons bekende NAW gegevens voor deze klantnummers verwijderen.