Beknopte handleiding Buurtaanpak

1. Koppelingen met Econobis

Voor de Buurtaanpak kan Econobis verbinding maken (koppelingen) met contactformulieren op de website van de coöperatie, opnameformulieren, het contactenportaal van Econobis en het Hoomdossier.

Via een of meerdere contactformulieren op de website van de coöperatie kan een bewoner zich aanmelden voor een actie en interesses opgeven.
Opnameformulieren worden door energiecoaches gebruikt om ter plekke de situatie in een woning vast te leggen. Uit de opnameformulieren kan een rapportage of bestellijst worden gemaakt die naar de betrokken organisatie wordt gestuurd.

2. Standaard processen

Met een aantal coöperaties zijn de processen rond de afhandeling van de Buurtaanpak besproken. Hier zijn de standaard processen uit voortgekomen. Deze worden door Econobis ondersteund. De verschillende deelprocessen buurtaanpak kun je hier downloaden: Achtergrondinformatie en type processen

3. Voorbereiden

Bepaal eerst welke deelprocessen je wilt gaan gebruiken. Daarna kan je deze deelprocessen in Econobis gaan inrichten. Hiervoor kan je de onderstaande stappen nemen.

3.1. Campagne instellen

Een campagne is de basis van de Buurtaanpak. De campagne wordt gebruikt om resultaten te kunnen meten. Voorbeelden van campagnes zijn “Actie energiebesparing 2022” of “Collectieve inkoop zonnepanelen 2021” of “Warmtenet huisinventarisatie 2023”.

Klik hier voor uitleg: 3. Campagne aanmaken

3.1.1. Mogelijke maatregelen toevoegen aan campagne

Per campagne kun je instellen welke maatregelen in deze campagne beschikbaar zijn. Dit kunnen bijvoorbeeld Gevel- en/of vloerisolatie zijn.

Klik hier voor uitleg: 4. Maatregelen beheren

3.1.2. Mogelijke kansacties toevoegen aan campagne

Een kansactie is een actie die wordt ingezet als je met een bewoner besluit iets te gaan doen. Er zien drie soorten kansacties. Bij de campagne kan je instellen welke je wilt gaan gebruiken.

Bezoek : Kansactie Bezoek is bedoeld om een bezoek aan de bewoner te gaan inplannen, bijvoorbeeld voor een energiecoach of een energieklusser.
Offerteverzoek : Kansactie Offerteverzoek is bedoeld om een offerteverzoek te sturen aan bedrijven waarmee wordt samengewerkt voor de maatregel die de bewoner mogelijk wil laten uitvoeren.  Het offerteverzoek wordt met de informatie van de bewoner naar een van de bedrijven gestuurd waarmee wordt samengewerkt. Bijvoorbeeld bij een isolatieactie kan een offerverzoek gedaan worden voor de maatregel ‘vloerisolatie’.
Budgetaanvraag:  Kansactie Budgetaanvraag is bedoeld om een Budgetaanvraag af te handelen. Als een Budgetaanvraag is goedgekeurd kan de bewoner die gebruiken om subsidie aan te vragen. De projectleider en/of externe partij (bv. gemeente) kunnen een Budgetaanvraag inzien en via het online portaal goedkeuren.

3.1.3. Coaches en bedrijven koppelen

Door coaches en/of bedrijven aan een campagne toe te voegen kan je die coaches en/of bedrijven makkelijk aan de kansen die uit de campagne voortkomen koppelen.

Klik hier voor uitleg: 5. Energiecoaches en bedrijven vastleggen

3.2. Templates instellen

Door gebruik te maken van standaard email- en documenttemplates kan je de bewoners of andere betrokkenen makkelijk met standaard berichten informeren.

Klik hier voor uitleg: 9. Standaard e-mailtemplates, E-mail templates algemeen, 10 Werken met documenten

3.3. Aanmeldformulieren maken

Je kan aanmeldformulieren op jouw website verbinden met Econobis. Als een bewoner zich aanmeldt wordt er gelijk een contact en een aanmelding (intake en kans) aangemaakt.

Klik hier voor uitleg: 8. Webformulier koppelen met Econobis, Handleiding API koppeling webformulieren

3.4. Portaal instellen

Bewoners, coaches, betrokken bedrijven en gemeentes kunnen op het portaal inloggen waar ze alleen de voor hun relevante informatie zichtbaar is.

Coaches en bedrijven kunnen op het portaal van Econobis inloggen zodat zij daar de aan hun toegewezen afspraken en of offerteverzoeken kunnen inzien en bijwerken.

Klik hier voor uitleg: 12. Portaal voor Energiecoaches, Projectleiders en Externe Partijen, 14 Portal

4. Aanmeldingen verwerken

Een aanmelding komt als Intake plus Kans in Econobis. Daar worden de volgende stappen doorlopen.

Klik hier voor meer informatie: 1. Aanmelding verwerken, 2. Kansactie invoeren en opvolgen

4.1. Ontvangst aanmelding in Econobis

We gaan er vanuit dat de aanmelding via een contactformulier op de website van jouw coöperatie in Econobis is binnen gekomen.

4.2. Contactgegevens controleren

4.3. Coach of organisatie koppelen

Aan één kans kan je verschillende kansacties toevoegen. Je kan bijvoorbeeld een met de kansactie van het type Bezoek een energiecoach koppelen om bij de bewoner een woning opname te gaan doen of met het type Offerteverzoek een organisatie vragen een offerte voor een bepaalde maatregel uit te brengen.

4.4. Offerteproces

Na het versturen van het offerteverzoek naar een organisatie worden de volgende stappen doorlopen.

De organisatie kan deze stappen op het portaal van Econobis bijwerken. De uitgebrachte offerte kan ook op het portaal worden toegevoegd.

5. Rapportage en voortgangscontrole

In Econobis kan je door selecties en filters te maken op intakes, kansen en kansacties controleren of wat de voortgang is en rapportages voorbereiden.

Klik hier voor meer informatie: 3. Rapportage en voortgangscontrole