Econobis koppelen aan Hoomdossier Inleiding Content hieronder is een clone van pagina " Inleiding " uit het hoofdstuk '05 Buurtaanpak/ energiebesparing'. Inleiding Econobis is het CRM-systeem voor leden- en projectadministratie van energiecoöperaties en energie-initiatieven. CRM staat voor 'Customer Relations Management Systeem', oftewel klantcontactsysteem. Econobis ondersteunt de buurtaanpak / besparingsreis met het proces van Campagnes waarin verschillende acties m.b.t. energiebesparing, wijkwarmte of bv. collectieve inkoop kunnen worden uitgevoerd. In Econobis ‘manage’ je het proces van alle acties. 
In het online Hoomdossier kan je per woning gegevens vastleggen, inzicht krijgen in energieverbruik en mogelijke besparingsmaatregelen. De bewoner kan ook zelf het Hoomdossier invullen en gebruiken. Econobis en het Hoomdossier kunnen worden gekoppeld. Buurtaanpak of wijkaanpak is een algemene benaming voor 
een project/actie/campagne op het gebied van verduurzaming van huizen, 
het kan ook gaan om een campagne in een heel dorp / hele stad. In deze handleiding nemen we je mee in het koppelen van Econobis en Hoomdossier en het integraal gebruik van de twee systemen ten bate van een buurt- of wijkaanpak. Voor meer informatie:  Hoomdossier: zie handleidingen Hoomdossier Econobis: zie handleidingen buurtaanpak met Econobis   Heb je technische vragen of wil je hulp bij inrichting en gebruik van een van de twee systemen, neem dan contact op via support@econobis.nl .  Waarom de Hoomdossier-Econobis koppeling? Econobis is op weg naar een integraal softwaretool voor het ondersteunen van de energietransitie. Een belangrijk onderdeel hierin zijn collectieve wijkaanpakken.  Binnen de tooling is het Hoomdossier de plek waarin gegevens over de woningen in een buurt worden opgeslagen. Econobis is de tool om gegevens van de bewoners vast te leggen en met hen in contact te treden.   Hierbij is de werkverdeling meestal zo dat medewerkers van de coöperatie (meestal de coördinatoren) werken vanuit Econobis. De energiecoaches werken samen met de bewoner in Hoomdossier.   Doelstelling is om een koppeling tussen beide systemen te maken zo dat elke gebruikersrol optimaal gebruik kan maken van de meest actuele data zonder tussen beide systemen te moeten switchen en om te voorkomen dat informatie dubbel ingevoerd moet worden.  Wat is er nieuw per juni 2023? Koppeling Hoomdossier met Econobis Tot op heden was het alleen mogelijk om vanuit Econobis naar Hoomdossier gegevens door te geven. O.b.v. de gegevens van Contacten in Econobis kon een Hoomdossier voor het Contact worden aangemaakt en (automatisch) een e-mail hierover worden gestuurd.  Nieuw is de (terug)koppeling van Hoomdossier met Econobis. De gegevens van een afspraak (status, datum, tijd en gekoppelde coach) worden met Econobis gesynchroniseerd. Het woningdossier in Econobis wordt met de gegevens uit het Hoomdossier gevuld. Daar kan je van de maatregelen die in het Woonplan in de kolom “Nu aanpakken” kansen maken. Ook de pdf rapportage uit het Woonplandossier wordt gesynchroniseerd als de koppeling actief is en de instellingen juist zijn. Kansstatus ‘Inactief’ toegevoegd Kansstatus ‘Inactief’ is een nieuwe status, die dus de nieuwe default status is. Deze status wordt toegevoegd aan Woningspecificaties in het Woningdossier die uit het Hoomdossier zijn overgenomen. Weergave van lijst woningdossiers uitgebreid Aan de lijst zijn toegevoegd: Bouwjaar Type woning Koophuis Weergave van Woningdossier uitgebreid Er zijn 2 nieuwe onderdelen bijgekomen: Gebruik en Woningstatus (zie afbeelding) Vanuit een woningspecificatie een kans aanmaken Als een woningspecificatie de status “Gewenst” heeft, kun je een Kans voor deze specificatie aanmaken. Dat doe je bijvoorbeeld als je voor dit Contact met deze wens (de woningspecificatie met de status “Gewenst”) actie wilt ondernemen op deze wens. Een actie kan zijn dat je voor deze wens van deze persoon een bezoek inplant met een specialist of dat je een offerte wilt aanvragen bij een bedrijf waarmee je samenwerkt.

Als je een kans aanmaakt, wordt tegelijk wordt ook een intake aangemaakt (een intake is altijd de start van het proces). Je kan daarna ook direct een Kansactie Offerteverzoek voor een externe partij aanmaken. Voor meer informatie hierover zie paragraaf 3.8 en 3.9. Selectie en groepen maken op Woningspecificaties en exports uitgebreid 
De filtermogelijkheid vanuit Contacten en het daarmee maken van groepen kan nu ook op Woningspecificaties (Woning kenmerk) en de exports zijn uitgebreid. Deel 1 Achtergrondinformatie koppeling Econobis-Hoomdossier Content hieronder is een clone van pagina " Deel 1 Achtergrondinformatie koppeling Econobis-Hoomdossier " uit het hoofdstuk '05 Buurtaanpak/ energiebesparing'. Algemeen Met Econobis kun je contacten en processen ‘managen’. Ook het proces van een buurtaanpak of energiebesparingscampagne etc. kun je hier goed inrichten, bijhouden en monitoren. Met het Hoomdossier kun je van een woning alle gegevens verzamelen en inventariseren en een rapportage uitbrengen.  Met de beide systemen samen kun je een ‘ campagne ’ organiseren en coördineren, inclusief rapportages maken. Een campagne bestaat uit een verzameling intakes, kansen en kansacties bij verschillende bewoners, die onder dezelfde ‘actie’ of hetzelfde proces vallen. 
Proces buurtaanpak en definities
Voor toelichting op het proces en de begrippen in deze handleiding zie de handleiding buurtaanpak.
Onderstaand in het kort weergegeven het proces in Econobis. Wat doet de koppeling Econobis-Hoomdossier? Vanuit Econobis kan je voor een Contact een Hoomdossier maken. Je kan instellen dat er automatisch een e-mail met extra informatie naar de bewoner wordt gestuurd. In Econobis kun je per bewoner een Intake en een Kans aanmaken, bijvoorbeeld voor Energieadvies / Energiecoach. Deze intake en kans zijn het startpunt van de ‘bewonersreis’. Dit doe je als de bewoner zich heeft aangemeld. Dit kan ook via een webformulier dat in Econobis automatisch een Contact en Intake + Kans aanmaakt.  Op basis van de Kans kun je een Kansactie ‘Bezoek’ aanmaken voor de afspraak van de Coach met de Bewoner. In de Kansactie ‘Bezoek’ kun je een Coach koppelen. Deze Coach wordt automatisch in het Hoomdossier van de bewoner gekoppeld (als deze koppeling actief is).  In het Hoomdossier vul je de gegevens van de woning in en kan de energiecoach de afspraakdatum en -tijd invullen. Deze gegevens kunnen worden gesynchroniseerd met Econobis. Schematische weergave koppeling Econobis <> Hoomdossier Rapportages (PowerBI)
 Nog in te vullen Deel 2 Inrichting koppeling Econobis-Hoomdossier Content hieronder is een clone van pagina " Deel 2 Inrichting koppeling Econobis-Hoomdossier " uit het hoofdstuk '05 Buurtaanpak/ energiebesparing'. Bepaal eerst wat je wilt inrichten en wat je nodig hebt Aanmaken Hoomdossier voor een Contact vanuit Econobis (eenrichtingsverkeer) Uitgebreide koppeling Econobis-Hoomdossier (tweerichtingsverkeer) 2.1. Hoe werkt de koppeling Econobis met Hoomdossier  De koppeling van Econobis met Hoomdossier werkt in twee richtingen: Econobis naar Hoomdossier
 In Econobis kun je bij een contact met de knop ‘Hoomdossier aanmaken’ een Hoomdossier voor het contact aanmaken in Hoomdossier.
 In Econobis koppel je in de Kansactie de Coach aan de bewoner, dit wordt in het Hoomdossier gesynchroniseerd. Hoomdossier naar Econobis
 Gegevens afspraak worden in Hoomdossier ingevoerd en in Econobis bijgewerkt bij de Kansactie bij het Contact.
 Gegevens woning worden in Hoomdossier ingevoerd en na afsluiten van het Hoomdossier bijgewerkt in Econobis in het Woningdossier ( zie 3.4.1 ). Zie voor uitgebreidere informatie over de werking van de koppeling deel 3 van deze handleiding. 2.2. Koppeling Econobis met Hoomdossier instellen (Dit wordt door Econobis gedaan) Ga naar Instellingen > Coöperatie Onder Hoom gegevens zie je de koppelingen tussen Econobis en Hoomdossier.

 2.2.1. Voorbereidingen Wil je een e-mail sturen aan de bewoner als je bij het Contact in Econobis met de knop ‘Hoomdossier aanmaken’ een Hoomdossier aanmaakt?  Maak dan in Econobis een e-mailtemplate (via Instellingen > E-mailtemplate) voor de e-mail die je wilt sturen  Maak in Econobis een Campagne aan onder Energiebesparing voor de ‘Campagne’ die je wilt laten synchroniseren tussen Hoomdossier en Econobis.
Zie voor meer informatie de handleiding buurtaanpak . Wil je dat alle contacten waarvoor je een Hoomdossier aanmaakt in Econobis in een groep in Econobis worden toegevoegd? Dit kan handig zijn als je later nog eens alle gebruikers van het Hoomdossier wilt mailen bijvoorbeeld.  Maak dan een groep aan (via Groepen beheer > Nieuwe groep) Noem deze groep bijvoorbeeld ‘Hoomdossier contacten’ 2.2.2. Koppeling Econobis > Hoomdossier Hoom link, Hoom key en  Hoom link en Hoom bewoner/coach link worden door support ingevuld. Mail Support@econobis.nl met het verzoek om deze koppeling te maken. Hoom e-mail template: vul hier het e-mail template in dat je hebt gemaakt als standaard e-mail template, als je geen mail wilt sturen laat je dit veld leeg.   Stuur e-mail bij nieuw Hoomdossier: zet op ja als je wilt dat er automatisch een mail wordt gestuurd naar het Contact als je een nieuw Hoomdossier aanmaakt via de knop ‘Hoomdossier aanmaken. Hoom campagne: Om afspraken (Kansacties) vanuit Hoomdossier in Econobis te kunnen bijwerken moet je instellen van welke Campagne de kansen bijgewerkt moeten worden. Anders kan het voorkomen dat een andere kansactie (afspraak) tussen coach en bewoner (in een andere campagne) wordt bijgewerkt.  Vul hier de Campagne in die je hebt aangemaakt voor de acties die je wilt doen Hoom groep: Om alle contacten waarvoor je een Hoomdossier aanmaakt in Econobis in een groep in Econobis te laten toevoegen moet je een Hoom groep instellen.  Vul hier de Groep in die je hiervoor hebt aangemaakt Hoom campagne en Hoom groep zijn niet verplicht.
Hoom campagne is wel een voorwaarde om kansacties te laten bijwerken (als er geen Hoom campagne is geselecteerd, is niet duidelijk welke kansacties van welke campagne moeten worden bijgewerkt). 
Hoom key is wel verplicht als je wilt dat Econobis gegevens ophaalt uit Hoomdossier.
Zie voor meer informatie over Hoom campagne en Hoom groep de handleiding buurtaanpak . 2.2.3 Koppeling gegevens coaches in Econobis en Hoomdossier In Econobis moet je de coaches in een aparte groep plaatsen met het kenmerk ‘Coach groep’. 
Zie voor meer informatie de handleiding buurtaanpak . Bij de contactgegevens van de coach zie je nu het ‘Hoom account id’ en bij ‘Rol in buurtaanpak’ de waarde ‘Is coach’.  In de URL van de pagina met contactgegevens zie je het Econobis contact ID. 
Bijvoorbeeld: https://test.econobis.nl/#/contact/576 = contact ID 576. Deze waardes moeten overeenstemmen met de waardes in Hoomdossier. In het Hoomdossier staan bij de gegevens van de energiecoach ook het Econobis contact ID en het Hoom account ID.  Als deze gegevens niet overeenstemmen kan je in Econobis het Hoom account id aanpassen of in het Hoomdossier het Econobis contact id. 2.2.4. Instellingen en werkwijze aanmaken Hoomdossier 
Let op: Zodra je de koppeling van Econobis met het Hoomdossier hebt geactiveerd, maak je alleen nog maar nieuwe Hoomdossiers via de koppeling met Econobis aan. Anders kan het zijn dat de koppeling niet goed werkt en de gegevens dus niet uitgewisseld (gesynchroniseerd) worden. In Econobis worden namelijk de contactgegevens bijgehouden, dit is de bron voor de persoonsgegevens. Als je dit niet vanuit Econobis doet, kan dit veel problemen en werk opleveren! We gaan zorgen dat je in de toekomst alleen nog vanuit Econobis Hoomdossiers kunt aanmaken als de koppeling Econobis-Hoomdossier actief is op jouw omgeving. Werkwijze aanmaken Hoomdossier vanuit Econobis 1. Handmatig Je kunt altijd handmatig een Hoomdossier aanmaken door een Contact op te zoeken en de knop ‘Hoomdossier aanmaken’ te gebruiken.  2. Via webformulier Je kan ook een Hoomdossier laten aanmaken door het aanmeldformulier op de website van jouw coöperatie aan Econobis te koppelen. Je kan instellen dat er direct een Hoomdossier wordt aangemaakt of dat de coördinator dat doet. Door met de webformulier koppeling API met het veld ‘hoomdossier_aanmaken’ de waarde 1 mee te geven wordt er direct een Hoomdossier voor de bewoner gemaakt.  Let op: Pas als Admin in het Hoomdossier bij Instellingen de URL waar bewoners zich kunnen aanmelden aan! De URL kan naar het aanmeldformulier voor het Hoomdossier of de aanvraag energiecoach op de website van je coöperatie. Zie voor meer informatie de beheerdershandleiding van Hoomdossier . Zorg er in ieder geval voor dat bewoners niet meer rechtstreeks in het Hoomdossier kunnen aanmelden (en maak zelf geen Hoomdossiers rechtstreeks in het Hoomdossier meer aan, zie boven).
 Als bewoners zich nog kunnen aanmelden rechtstreeks in het Hoomdossier, dan werkt de koppeling met Econobis niet, omdat de bewoners niet bekend zijn in Econobis!
 Een bijkomend voordeel van het aanmaken in Econobis is dat je meer grip hebt op de aanmeldingen, doordat deze in Econobis worden geregistreerd en je zelf kunt bepalen voor wie een Hoomdossier wordt aangemaakt. Deel 3 Werking van de koppeling van Econobis met Hoomdossier v.v. Content hieronder is een clone van pagina " Deel 3 Werking van de koppeling van Econobis met Hoomdossier v.v." uit het hoofdstuk '05 Buurtaanpak/ energiebesparing'. 1. Koppelingen met Econobis Voor de Buurtaanpak kan Econobis verbinding maken (koppelingen) met contactformulieren op de website van de coöperatie, opnameformulieren, het contactenportaal van Econobis en het Hoomdossier. Via een of meerdere contactformulieren op de website van de coöperatie kan een bewoner zich aanmelden voor een actie en interesses opgeven. Opnameformulieren worden door energiecoaches gebruikt om ter plekke de situatie in een woning vast te leggen. Uit de opnameformulieren kan een rapportage of bestellijst worden gemaakt die naar de betrokken organisatie wordt gestuurd. 2. Standaard processen Met een aantal coöperaties zijn de processen rond de afhandeling van de Buurtaanpak besproken. Hier zijn de standaard processen uit voortgekomen. Deze worden door Econobis ondersteund. De verschillende deelprocessen buurtaanpak kun je hier downloaden: Achtergrondinformatie en type processen 3. Voorbereiden Bepaal eerst welke deelprocessen je wilt gaan gebruiken. Daarna kan je deze deelprocessen in Econobis gaan inrichten. Hiervoor kan je de onderstaande stappen nemen. 3.1. Campagne instellen Een campagne is de basis van de Buurtaanpak. De campagne wordt gebruikt om resultaten te kunnen meten. Voorbeelden van campagnes zijn “Actie energiebesparing 2022” of “Collectieve inkoop zonnepanelen 2021” of “Warmtenet huisinventarisatie 2023”. Klik hier voor uitleg:  3. Campagne aanmaken 3.1.1. Mogelijke maatregelen toevoegen aan campagne Per campagne kun je instellen welke maatregelen in deze campagne beschikbaar zijn. Dit kunnen bijvoorbeeld Gevel- en/of vloerisolatie zijn. Klik hier voor uitleg: 4. Maatregelen beheren 3.1.2. Mogelijke kansacties toevoegen aan campagne Een kansactie is een actie die wordt ingezet als je met een bewoner besluit iets te gaan doen. Er zien drie soorten kansacties. Bij de campagne kan je instellen welke je wilt gaan gebruiken. Bezoek
: Kansactie Bezoek is bedoeld om een bezoek aan de bewoner te gaan inplannen, bijvoorbeeld voor een energiecoach of een energieklusser. Offerteverzoek
: Kansactie Offerteverzoek is bedoeld om een offerteverzoek te sturen aan bedrijven waarmee wordt samengewerkt voor de maatregel die de bewoner mogelijk wil laten uitvoeren. 
Het offerteverzoek wordt met de informatie van de bewoner naar een van de bedrijven gestuurd waarmee wordt samengewerkt. Bijvoorbeeld bij een isolatieactie kan een offerverzoek gedaan worden voor de maatregel ‘vloerisolatie’. Budgetaanvraag: 
Kansactie Budgetaanvraag is bedoeld om een Budgetaanvraag af te handelen. Als een Budgetaanvraag is goedgekeurd kan de bewoner die gebruiken om subsidie aan te vragen.  De projectleider en/of externe partij (bv. gemeente) kunnen een Budgetaanvraag inzien en via het online portaal goedkeuren.  3.1.3. Coaches en bedrijven koppelen Door coaches en/of bedrijven aan een campagne toe te voegen kan je die coaches en/of bedrijven makkelijk aan de kansen die uit de campagne voortkomen koppelen. Klik hier voor uitleg: 5. Energiecoaches en bedrijven vastleggen 3.2. Templates instellen Door gebruik te maken van standaard email- en documenttemplates kan je de bewoners of andere betrokkenen makkelijk met standaard berichten informeren. Klik hier voor uitleg: 9. Standaard e-mailtemplates , E-mail templates algemeen , 10 Werken met documenten 3.3. Aanmeldformulieren maken Je kan aanmeldformulieren op jouw website verbinden met Econobis. Als een bewoner zich aanmeldt wordt er gelijk een contact en een aanmelding (intake en kans) aangemaakt. Klik hier voor uitleg: 8. Webformulier koppelen met Econobis ,  Handleiding API koppeling webformulieren  3.4. Portaal instellen Bewoners, coaches, betrokken bedrijven en gemeentes kunnen op het portaal inloggen waar ze alleen de voor hun relevante informatie zichtbaar is. Coaches en bedrijven kunnen op het portaal van Econobis inloggen zodat zij daar de aan hun toegewezen afspraken en of offerteverzoeken kunnen inzien en bijwerken. Klik hier voor uitleg: 12. Portaal voor Energiecoaches, Projectleiders en Externe Partijen , 14 Portal 4. Aanmeldingen verwerken Een aanmelding komt als Intake plus Kans in Econobis. Daar worden de volgende stappen doorlopen.  Klik hier voor meer informatie: 1. Aanmelding verwerken , 2. Kansactie invoeren en opvolgen 4.1. Ontvangst aanmelding in Econobis We gaan er vanuit dat de aanmelding via een contactformulier op de website van jouw coöperatie in Econobis is binnen gekomen. 4.2. Contactgegevens controleren   4.3. Coach of organisatie koppelen Aan één kans kan je verschillende kansacties toevoegen. Je kan bijvoorbeeld een met de kansactie van het type Bezoek een energiecoach koppelen om bij de bewoner een woning opname te gaan doen of met het type Offerteverzoek een organisatie vragen een offerte voor een bepaalde maatregel uit te brengen.  4.4. Offerteproces Na het versturen van het offerteverzoek naar een organisatie worden de volgende stappen doorlopen. De organisatie kan deze stappen op het portaal van Econobis bijwerken. De uitgebrachte offerte kan ook op het portaal worden toegevoegd. 5. Rapportage en voortgangscontrole In Econobis kan je door selecties en filters te maken op intakes, kansen en kansacties controleren of wat de voortgang is en rapportages voorbereiden.  Klik hier voor meer informatie: 3. Rapportage en voortgangscontrole Bijlage 2 Voorbeeld tekst e-mailtemplate Hoomdossier aangemaakt Content hieronder is een clone van pagina " Bijlage 2 Voorbeeld tekst e-mailtemplate Hoomdossier aangemaakt " uit het hoofdstuk '05 Buurtaanpak/ energiebesparing'. Standaard onderwerp: Hoomdossier  Tekst: Beste {contact_voornaam}, Naar aanleiding van jouw aanmelding op onze website onzecooperatie.nl hebben wij een Hoomdossier voor jou aangemaakt. Je ontvangt ook een e-mail met de inloginstructies. Hoomdossier is een online tool die jou inzicht geeft hoe jij je woning kan verduurzamen. Het dossier levert je een planningsadvies op maat voor verduurzamingsmaatregelen. De tool geeft ook inzicht in wat elke maatregel kost en oplevert. Het resultaat is een meerjarenplan waarin zowel energiebesparende maatregelen als relevante onderhoudsaspecten zijn meegenomen. Onze energiecoaches helpen jou graag met het invullen van het Hoomdossier. We zullen binnenkort contact opnemen om hier een afspraak voor te maken. Hartelijke groet, Onze Coöperatie