Tips voor Econobis gebruikers en ontvangers om niet in de spam box te komen
Hoe zorg je er voor dat je niet in de Spam box komt ?
Mailproviders zijn in een continu gevecht verwikkeld met spammers en proberen op allerlei manieren spam te herkennen en te voorkomen dat spam-mails worden afgeleverd.
Nu weet je als coöperatie dat jouw mail geen spam is, maar dat weten de anti-spam-mechanismes van de e-mailprovider van de ontvanger niet. De anti-spam mechanismes kijken naar een aantal zaken om spam te herkennen, zoals:
- Staat het domein van waar e-mail wordt verstuurd, (tijdelijk) bekend als spam-verzender?
- Staat het IP-adres van de afzender bekend als spam-verzender?
- Gebruik je kenmerken in je mail die ook door spammers worden gebruikt:
- Veel links.
- Links die afgekort zijn.
- Weinig tekst, veel plaatjes.
- Bepaalde woorden (denk aan woorden uit spammails zoals viagra, prinsen uit Nigeria, mailboxen die vol zouden zitten etc etc) of schrijfwijzes van woorden.
- Heb je e-mailadressen op je lijst staan van mensen die zich niet zelf hebben aangemeld, of niet meer actief zijn
Op basis van bovenstaande regels krijgt jouw domein een bepaalde rating. En hoe slechter je rating hoe hoger de kans dat je in de spam terech komt. Jou mail kan dan onterecht als spam worden aangemerkt, waardoor je mail bij sommige mensen wel, en bij anderen niet afgeleverd wordt (afhankelijk van de e-mailprovider van de ontvanger).
Tips voor de verzender
Zorg voor juiste e-mail adressen
Stuur iemand zodra hij/zij je zijn/haar emailadres geeft een mail. Kondig dat ook aan, bijvoorbeeld in je aanmeldscherm. Geef ook aan dat er iets fout gaat als ze niet binnen enkele minuten die mail ontvangen, met het verzoek dan te checken of er geen tikfout is gemaakt in het emailadres.
Meer foute mailadressen geeft je een slechte reputatie. Waardoor je weer eerde als spam kan worden aangemerkt. Dus verwijder foute e-mail adressen.
Zorg er voor dat de mensen je mails lezen
Mail via Mailgun
Uitgaande mail uit Econobis kan via Mailgun worden verstuurd. Dat geeft Econobis betere controlle over jouw uitgaande mails. Daarnaast zorgt Mailgun er voor dat er een grotere kans is dat je niet in de spambox komt.
Test je instellingen om het percentage aankomende mails te vergroten
Simpele tests:
- Op https://internet.nl/test-mail/ kun je testen of de instellingen van het domein (ik@mijn-cooperatie-domeinnaam.nl) van waar je je mailing verstuurt, optimaal zijn.
- Op https://www.mail-tester.com/ kun je checken of je mail een grote kans heeft dat het bij een hoog percentage geadresseerden aan gaat komen. Let op: met een gratis account kun je elk domein maar 3 maal per dag testen! Op https://blog.woodpecker.co/cold-email/reputation-domain-ip/ staat beschreven hoe je mail-tester kunt gebruiken.
Uitgebreide tests en instellingen
(vereiste als je mailings via Econobis wilt laten verlopen!)
Als je je mailings naar (potentiële) contacten via Econobis wilt laten lopen, moeten we een aantal instellingen regelen. We gaan er van uit dat je coöperatie al een eigen domeinnaam/URL heeft (iets als www.mijn-energie-cooperatie.nl). Degene die jullie domeinnaam beheert is meestal ook de persoon die de zogenaamde "DNS-instellingen" kan aanpassen, dat is nodig om e-mail te kunnen versturen via Econobis.
Als je je mailings via Econobis wilt laten verlopen, zorg dan eerst dat je weet wie de DNS-instellingen van het domein van je coöperatie kan aanpassen. De stappen zijn dan:
- Je besluit als coöperatie dat je voor het versturen van mailings wilt overstappen naar Econobis met Mailgun.
- Wij willen voorkomen dat coöperaties die al via Econobis en Mailgun hun mailings versturen, last krijgen van nieuwe coöperaties "met een slechte email-score". Daarom vragen we dat je eerst de hiervoor genoemde test te doen op https://internet.nl/test-mail/ om de instellingen zoveel mogelijk te verbeteren;
- Probeer zoveel mogelijk onderdelen waarop je met de test je niet goed scoort, te verbeteren. Dat doe je niet alleen voor ons, het is ook goed om te doen;
- We gaan er van uit dat je met je collega die de DNS-instellingen kan aanpassen, in ieder geval zorgt dat het onderdeel "DMARC, DKIM en SPF" op de site van internet.nl zo groen mogelijk scoort. Hoe je dat precies doet hangt, van je hostingprovider af; veel hostingproviders hebben informatie op hun website staan. Kun je deze niet vinden, dan kun je je hostingprovider vragen hoe je deze instellingen regelt. Lukt dat ook niet, dan is dit de beste informatie die wij vooralsnog vonden:
- Lees deze tekst over SPF, DKIM en DMARC,
- Lees dit specifiek over SPF. Vervolgens kun je een SPF-record maken, bijvoorbeeld hier,
- Het DKIM record toevoegen heeft 2 aspecten:
- De mailserver moet mails die vanaf jouw domein verstuurd worden gaan ondertekenen met de private-key. Bij je hostingprovider moet hier dus een mogelijkheid voor zijn om DKIM op AAN te zetten.
- Omdat de mails dan ondertekend worden met de private-key, moet de ontvangende server de mogelijkheid hebben om de ondertekening te checken met een public-key. Die public-key moet je in de DNS van je domein zetten en die wordt tijdens het ontvangen van de mail opgezocht in de DNS.
- Vraag bij je provider na of en hoe je een eigen DKIM-sleutel kan gaan gebruiken. Als dit kan, stel dit dan in. Wanneer je er zelf een moet aanmaken, dan kan dat hier.
- Als het bij/met je provider lukt een DKIM-record te activeren en je hebt ook SPF op orde, dan kun je het succes van je mailings nog verbeteren met een DMARC-record. Lees de volgende artikelen om te leren wat het is en hoe je het opzet:1, 2 en 3.
- Zodra je domein op internet.nl voor het onderdeel "DMARC, DKIM en SPF" op de site van internet.nl groen scoort (of je niet verder komt), mail je ons de score (printscreen of url).
- Na bovenstaande stappen kan de mailbox van de coöperatie (bijvoorbeeld info@coöperatie.nl) worden gekoppeld en ingesteld om e-mails mee te versturen, zie mailbox instellen.
Tips voor jouw ontvangers
De ontvangers van jou mails kunnen zelf ook hun instellinge aanpassen zodat ze jouw mails niet als spam zien. Bij met name Hotmail-gebruikers komen e-mails niet aan door instellingen bij de ontvanger zelf.
Je kunt mensen de volgende instructie sturen:
Whitelisten van e-mail in Hotmail, Outlook, Windows Live Mail, MSN mail
Toevoegen aan je contacten
Log in met je account en browse naar https://outlook.live.com/owa/?path=/people of klik op het menu icoontje. Op een desktop computer vind je deze links bovenin. Selecteer dan Personen
Klik op het kopje Nieuw en dan Contactpersoon
Vul de gevraagde gegevens in zoals naam en voornaam, maar zeker het e-mail adres. in ons geval bijvoorbeeld [E-MAILADRES van jouw cooperatie]
Klik op Opslaan. Outlook, Hotmail, MSN en Live zullen nu in de meeste gevallen de mail gewoon laten staan en niet verplaatsen naar de spam folder
Markeer berichten als “Geen spam”
Log in met je account en browse naar de folder Ongewenste e-mail
Selecteer de mail die je als veilig wilt bestempelen. In ons geval [E-MAILADRES van jouw cooperatie]
Klik op de link Het bericht is geen ongewenste e-mail
Voeg het adres toe aan de Veilige lijst
Log in met je account en klik op het tandwiel icoontje en selecteer Opties
in de lijst aan de linkerkant selecteer je vervolgens E-mail > Ongewenste e-mail > Veilige afzenders
Voeg het domein of het e-mail adres dat je veilig wilt stellen toe in het vak dat getoond wordt. In ons geval dus [E-MAILADRES van jouw cooperatie]nl of nog beter ons domein [DOMEIN van jouw cooperatie]