Mailbox instellen - koppelen Inleiding Econobis levert geen mailboxen. Die heb je zelf aangeschaft bij jouw hosting of e-mailprovider. Let op: voor uitgaand mailen ondersteunt econobis mailen via mailgun, je kan ook uitgaand mailen via imap en microsoft api Als je geen gebruik maakt van mailgun om uitgaand te mailen kunnen wij niet helpen bij nakijken waarom een mailtje niet bij een ontvanger aankomt, dit kan je alleen bij jou provider zien. Gegevens provider nodig Bij het koppelen van de mailbox heb je gegevens voor inkomende en uitgaande mail nodig die bij je provider kunt vinden. Bij de start van je gebruik van Econobis, hebben wij een tijdelijk e-mailadres voor je gemaakt en deze gekoppeld in jouw Econobis omgeving. Deze mailbox heet [naamomgeving@econobis.nl]. Dit tijdelijke e-mailadres is gekoppeld zodat vanuit jouw omgeving e-mails kunnen worden gestuurd aan nieuwe gebruikers die je opvoert. Dit mailadres mag niet gebruikt worden voor correspondentie met jouw contacten.  Aan een e-mailbox koppel je  gebruikers . Dit zijn de medewerkers die de betreffende mails uit de mailbox kunnen zien en ook namens de betreffende e-mailadressen e-mails kunnen versturen. Tijdelijke mailbox bij start gebruik Econobis Bij aanmaken van je Econobis-omgeving, maakt een beheerder van Econobis een basis-mailaccount voor je coöperatie aan: [ cooperatienaam@econobis.nl ]. Tevens wordt er een mailbox aangemaakt die de mail ontvangt en op dit mailadres inleest. Dit is vooralsnog de tijdelijke default afzender van mails uit Econobis. Uitgaande mail, bijvoorbeeld vanuit rapportages en facturen, wordt vanuit dit account verstuurd, zodat er in ieder geval mail kan worden verstuurd. Let op: eventuele antwoorden op deze mails komen ook op dat adres binnen! Als je een eigen mailbox hebt aangemaakt dan kan je deze mailbox op niet actief zetten. Let op: bij mailbox aanpassen / deactiveren Een mailbox kan en mag niet verwijderd worden. Want dan zouden alle mails die gekoppeld zijn aan contacten vanuit deze mailbox worden verwijderd. En dat willen we niet. Dus nooit een bestaande mailbox aanpassen met gegevens van een andere mailbox. Als je een mailbox in Econobis wilt deactiveren zet dan Actief op 'Nee'. Gegevens provider nodig Bij het koppelen van de mailbox heb je gegevens voor inkomende en uitgaande mail nodig die bij je provider kunt vinden. Een mailbox verbinden met Econobis - inkomende e-mail Een mailbox verbinden met Econobis kan op verschillende manieren: Mailgun : Mail doorsturen naar Econobis via Mailgun > dit is de makkelijkste optie Office365 : Office365 koppelen IMAP : Via IMAP koppeling Instellingen > mailboxen De instellingen om een mailbox te koppelen doe je in Econobis bij Instellingen > Mailboxen. Ga naar > Instellingen > Mailboxen > Kies "+" > Voer alle gegevens van jouw mailbox in Algemene gegevens Weergave naam: Is de weergave naam van je mailbox. Als je een mail verstuurt, dan ziet deze er als volgt uit: “Weergavenaam < info@voorbeeld.nl >” E-mail: Het e-mailadres Gebruikersnaam: De naam waarmee je kan inloggen op de mailbox van je provider Wachtwoord: Het wachtwoord om in te loggen op je mailbox van je provider. Het wachtwoord mag alleen de volgende tekens bevatten: (a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z  0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z  / *- ? : ( ) . , ‘ +) Zet de mailbox op Actief: Ja Primair (verzend wachtwoord mails): Nee, lees alles over de ( primaire mailbox ) Servergegevens Kies bij inkomend mail type de manier waarop jij je mailbox wilt verbinden. 1. Mailgun - Als je voor uitgaande mail Mailgun gebruikt kan je inkomende mail laten doorsturen aan een Mailgun adres zodat deze in Econobis binnen komt. Bekijk voor meer informatie de  handleiding Mailgun forward adres . 2. Microsoft API  - Als je een Office 365 omgeving hebt, moet je een app registration aanmaken. Bekijk de handleiding Microsoft API .  3. IMAP:  Inkomende server: De naam van de server waarop mail binnenkomt. Extra instellingen: > IMAP versleutelde verbinding. Het type verbinding SSL of TLS. > IMAP poort: het poort nummer.  Een mailbox verbinden met Econobis - uitgaande e-mail Hier heb je drie mogelijkheden. Wij raden sterk aan om uitgaande e-mail via Mailgun te versturen. Econobis heeft een Mailgun licentie, als je een Econobis abonnement hebt, kun je hier gratis gebruik van maken. Als je gebruik maakt van Mailgun, kan het Econobis team je beter ondersteunen met instellingen en foutmeldingen. Mailgun   Je verstuurt je mail via Mailgun. Zorg eerst dat de Mailgun instellingen geregeld zijn. Bekijk hiervoor de handleiding Mailen met Mailgun vanuit Econobis .  Kies uitgaand mail type “Mailgun”. Je kan hier alleen kiezen voor Mailgun domeinen die onder instellingen Mailgun domeinen zijn aangemaakt (zie de handleiding). > Klik op “Opslaan” > Vul ook de gebruikers in die je aan deze mailbox wilt koppelen (die deze mailbox mogen zien en erin werken). > Kies ook de domeinen / mailadressen die je wilt uitsluiten bij koppelen van mail aan contacten (zie onderstaand).  Microsoft API Als je een Office 365 omgeving hebt, moet je een app registration aanmaken. Bekijk de  handleiding Microsoft API .  Kies uitgaand mail type “Microsoft API”. > Klik op “Opslaan” > Vul ook de gebruikers in die je aan deze mailbox wilt koppelen (die deze mailbox mogen zien en erin werken). > Kies ook de domeinen / mailadressen die je wilt uitsluiten bij koppelen van mail aan contacten (zie onderstaand).  SMTP Kies uitgaand mail type 'SMTP' Uitgaand: De naam van de uitgaande server. Smtp versleutelde verbinding: Het type verbinding SSL of TLS. Smtp poort: poort nummer Standaard voor SSL is 465 en voor TLS 587, dit kan afwijken. > Klik op “Opslaan” > Vul ook de gebruikers in die je aan deze mailbox wilt koppelen (die deze mailbox mogen zien en erin werken) > Kies ook de domeinen / mailadressen die je wilt uitsluiten bij koppelen van mail aan contacten (zie onderstaand).  Let op max. aantal mails : Sommige providers zoals Strato accepteren niet dat er meer dan 20 e-mails tegelijk worden verstuurd. Als je dat wel wilt, moet je Mailgun gebruiken. Zie optie 2. Let op bij Gmail : Als je gmail als provider hebt, moet je extra handelingen verichten om e-mail te koppelen via SMTP. Voor Gmail accounts moet je een App wachtwoord aanmaken. Hiervoor moet 2 factor authenticatie aan staan op het gmail account,  Bekijk de handleiding  Gmail app wachtwoord aanmaken . Waarom is mijn mailbox rood Als Econobis een aantal uur achter elkaar geen verbinding kon maken met jouw mailprovider, stopt de koppeling. Je kan dit oplossen door dubbel te klikken op mailbox en dan op opslaan te klikken. Econobis gaat dan opnieuw verbinding maken met jouw mailprovider. Als dit niet lukt en je mailbox blijft rood, kijk dan bij meest voorkomende fouten. Meest voorkomende fouten en oplossing als de mailbox niet werkt. In het veld "Inbox prefix", moet je "INBOX" invullen. Werk je met de laatste versie van je browser (niet meer met Internet Explorer). Bevat je wachtwoord geen vreemde tekens? Zie hierboven welke tekens jouw wachtwoord mag bevatten. Open de mailbox, vul opnieuw je wachtwoord in en klik op opslaan. Als je nog geen gebruikers hebt aangemaakt,  maak dan eerst gebruikers aa n  en koppel deze vervolgens aan de gewenste mailboxen.  Spaties voor of achter de ingevulde gegevens. Controleer of je niet per ongelijk spaties hebt staan voor of achter de ingevulde gegevens zoals je e-mail adres. Bij Office365 accounts moet MFA (multi-factor authentication) uitstaan. Bij Gmail boxen zijn er extra instellingen nodig aan de gmail kant via een App wachtwoord. Hiervoor moet 2 factor authenticatie aan staan op het Gmail account. Bekijk de handleiding  Gmail app wachtwoord aanmaken . Domeinen / E-mail adressen uitsluiten om te koppelen Je wilt niet allle binnenkomende e-mail koppelen aan een contactpersoon. Het e-mailadres dat van  info@mijncooperatie.nl  binnenkomt moet niet worden gekoppeld aan degene waar de mail betrekking op heeft. Deze beperking kan worden ingesteld bij de instellingen van de mailbox "Welke e-mailadressen en of domeinnamen moeten niet gekoppeld worden aan contacten" Vul hier de domeinnamen en / of e-mailadressen in die je niet gekoppeld wilt hebben.  Voorbeeldinstellingen Er is een veelvoud van instellingen. En iedere e-mailprovider heeft instellingen die je kan vinden op hun site. Dit zijn een aantal voorbeelden. provider inkomende mail server Imap poort versleuteld inbox prefix uitgaande mail ser4ver Smtp poort   versleuteld     server.kroonwbdesign.nl 993 ssl INBOX mail.naamcooperatie.nu 25     mail.econobis.nl 143   INBOX mailgun     imap.byte.nl 143 tls INBOX smtp.byte.nl 587 tls    ns1.impleox.com 143   INBOX mailgun       outlook.office365.com 993 ssl INBOX mailgun     antagonist mail.antagonist.nl 993 ssl INBOX mail.antagonist.nl 587 tls   server.naamcooperatie.nl 993 ssl INBOX server.naamcooperatie.nl 465   ssl   your hosting server124.firstfind.nl 143   INBOX mail.naamcooperatie.nl 26   Neostrada www76.totaalholding.nl 993 ssl INBOX mail.naamcooperatie.nl 465 ssl Strato imap.strato.com 993 ssl INBOX mailgun       mail.naamcooperatie.nl 143   INBOX mail.naamcooperatie.nl 587 tls Gmail imap.gmail.com 993 ssl INBOX smtp.gmail.com 587 tls Exchange outlook.office365.com 993 SSL INBOX smtp.office365.com 587 tls