Deel 2: Inrichting koppeling Econobis-Hoomdossier

Bepaal eerst wat je wilt inrichten en wat je nodig hebt

• Aanmaken Hoomdossier voor een Contact vanuit Econobis (eenrichtingsverkeer)
  
• Uitgebreide koppeling Econobis-Hoomdossier (tweerichtingsverkeer)
  

2.1. Hoe werkt de koppeling Econobis met Hoomdossier 

De koppeling van Econobis met Hoomdossier werkt in twee richtingen:

1. Econobis naar Hoomdossier

   • In Econobis kun je bij een contact met de knop ‘Hoomdossier aanmaken’ een Hoomdossier voor het contact aanmaken in Hoomdossier.

   • In Econobis koppel je in de Kansactie de Coach aan de bewoner, dit wordt in het Hoomdossier gesynchroniseerd.
     
2. Hoomdossier naar Econobis

   • Gegevens afspraak worden in Hoomdossier ingevoerd en in Econobis bijgewerkt bij de Kansactie bij het Contact.

   • Gegevens woning worden in Hoomdossier ingevoerd en na afsluiten van het Hoomdossier bijgewerkt in Econobis in het Woningdossier (zie 3.4.1).
     

Zie voor uitgebreidere informatie over de werking van de koppeling deel 3 van deze handleiding.

2.2. Koppeling Econobis met Hoomdossier instellen (Dit wordt door Econobis gedaan)

• Ga naar Instellingen > Coöperatie
  
• Onder Hoom gegevens zie je de koppelingen tussen Econobis en Hoomdossier.


  

2.2.1. Voorbereidingen

• Wil je een e-mail sturen aan de bewoner als je bij het Contact in Econobis met de knop ‘Hoomdossier aanmaken’ een Hoomdossier aanmaakt? 
  
  • Maak dan in Econobis een e-mailtemplate (via Instellingen > E-mailtemplate) voor de e-mail die je wilt sturen 
    
• Maak in Econobis een Campagne aan onder Energiebesparing voor de ‘Campagne’ die je wilt laten synchroniseren tussen Hoomdossier en Econobis.
Zie voor meer informatie de handleiding buurtaanpak.
  
• Wil je dat alle contacten waarvoor je een Hoomdossier aanmaakt in Econobis in een groep in Econobis worden toegevoegd? Dit kan handig zijn als je later nog eens alle gebruikers van het Hoomdossier wilt mailen bijvoorbeeld. 
  
  • Maak dan een groep aan (via Groepen beheer > Nieuwe groep)
    
  • Noem deze groep bijvoorbeeld ‘Hoomdossier contacten’
    

2.2.2. Koppeling Econobis > Hoomdossier

• Hoom link, Hoom key en  Hoom link en Hoom bewoner/coach link worden door support ingevuld. Mail Support@econobis.nl met het verzoek om deze koppeling te maken.
  
• Hoom e-mail template: vul hier het e-mail template in dat je hebt gemaakt als standaard e-mail template, als je geen mail wilt sturen laat je dit veld leeg.  
  
• Stuur e-mail bij nieuw Hoomdossier: zet op ja als je wilt dat er automatisch een mail wordt gestuurd naar het Contact als je een nieuw Hoomdossier aanmaakt via de knop ‘Hoomdossier aanmaken.
  
• Hoom campagne: Om afspraken (Kansacties) vanuit Hoomdossier in Econobis te kunnen bijwerken moet je instellen van welke Campagne de kansen bijgewerkt moeten worden. Anders kan het voorkomen dat een andere kansactie (afspraak) tussen coach en bewoner (in een andere campagne) wordt bijgewerkt. 
  
  • Vul hier de Campagne in die je hebt aangemaakt voor de acties die je wilt doen
    
• Hoom groep: Om alle contacten waarvoor je een Hoomdossier aanmaakt in Econobis in een groep in Econobis te laten toevoegen moet je een Hoom groep instellen. 
  
  • Vul hier de Groep in die je hiervoor hebt aangemaakt
    
• Hoom campagne en Hoom groep zijn niet verplicht.
Hoom campagne is wel een voorwaarde om kansacties te laten bijwerken (als er geen Hoom campagne is geselecteerd, is niet duidelijk welke kansacties van welke campagne moeten worden bijgewerkt). 
Hoom key is wel verplicht als je wilt dat Econobis gegevens ophaalt uit Hoomdossier.
Zie voor meer informatie over Hoom campagne en Hoom groep de handleiding buurtaanpak.
  

2.2.3 Koppeling gegevens coaches in Econobis en Hoomdossier

In Econobis moet je de coaches in een aparte groep plaatsen met het kenmerk ‘Coach groep’. 
Zie voor meer informatie de handleiding buurtaanpak.

• Bij de contactgegevens van de coach zie je nu het ‘Hoom account id’ en bij ‘Rol in buurtaanpak’ de waarde ‘Is coach’. 
  
• In de URL van de pagina met contactgegevens zie je het Econobis contact ID. 
Bijvoorbeeld: https://test.econobis.nl/#/contact/576 = contact ID 576.
  

Deze waardes moeten overeenstemmen met de waardes in Hoomdossier.

In het Hoomdossier staan bij de gegevens van de energiecoach ook het Econobis contact ID en het Hoom account ID. 

Als deze gegevens niet overeenstemmen kan je in Econobis het Hoom account id aanpassen of in het Hoomdossier het Econobis contact id.

2.2.4. Instellingen en werkwijze aanmaken Hoomdossier


Let op: Zodra je de koppeling van Econobis met het Hoomdossier hebt geactiveerd, maak je alleen nog maar nieuwe Hoomdossiers via de koppeling met Econobis aan. Anders kan het zijn dat de koppeling niet goed werkt en de gegevens dus niet uitgewisseld (gesynchroniseerd) worden. In Econobis worden namelijk de contactgegevens bijgehouden, dit is de bron voor de persoonsgegevens. Als je dit niet vanuit Econobis doet, kan dit veel problemen en werk opleveren!

We gaan zorgen dat je in de toekomst alleen nog vanuit Econobis Hoomdossiers kunt aanmaken als de koppeling Econobis-Hoomdossier actief is op jouw omgeving.

Werkwijze aanmaken Hoomdossier vanuit Econobis

1. Handmatig

Je kunt altijd handmatig een Hoomdossier aanmaken door een Contact op te zoeken en de knop ‘Hoomdossier aanmaken’ te gebruiken. 

2. Via webformulier

Je kan ook een Hoomdossier laten aanmaken door het aanmeldformulier op de website van jouw coöperatie aan Econobis te koppelen. Je kan instellen dat er direct een Hoomdossier wordt aangemaakt of dat de coördinator dat doet. Door met de webformulier koppeling API met het veld ‘hoomdossier_aanmaken’ de waarde 1 mee te geven wordt er direct een Hoomdossier voor de bewoner gemaakt. 

Let op: Pas als Admin in het Hoomdossier bij Instellingen de URL waar bewoners zich kunnen aanmelden aan! De URL kan naar het aanmeldformulier voor het Hoomdossier of de aanvraag energiecoach op de website van je coöperatie. Zie voor meer informatie de beheerdershandleiding van Hoomdossier. Zorg er in ieder geval voor dat bewoners niet meer rechtstreeks in het Hoomdossier kunnen aanmelden (en maak zelf geen Hoomdossiers rechtstreeks in het Hoomdossier meer aan, zie boven).
 Als bewoners zich nog kunnen aanmelden rechtstreeks in het Hoomdossier, dan werkt de koppeling met Econobis niet, omdat de bewoners niet bekend zijn in Econobis!


Een bijkomend voordeel van het aanmaken in Econobis is dat je meer grip hebt op de aanmeldingen, doordat deze in Econobis worden geregistreerd en je zelf kunt bepalen voor wie een Hoomdossier wordt aangemaakt.