Inrichting proces buurtaanpak

Om je campagne (project of actie) in Econobis te kunnen uitvoeren, moet je eerst zorgen dat de instellingen voor het proces gereed zijn.

1. Proces uitwerken

Bedenk voor jezelf hoe je het proces wilt laten verlopen of pak een voorbeeld van een andere coöperatie. Zie ook voorbeeldprocessen in het vorige hoofdstuk. Bepaal hoe je onderstaande mogelijkheden / functionaliteit wilt inzetten.

2. Basisinstellingen

3. Campagne aanmaken

Maak een campagne aan in Econobis:

SC_Econobis_energiebesparing01.png

Tip: Je kunt dit doen door met je muis de maatregelen te selecteren, maar je kunt ook de eerste letters van de maatregel typen, de maatregel toont dan. Kies deze maatregel met een Enter en type de eerste letters van een volgende maatregel en kies weer Enter. 

SC_Econobis_energiebesparing02.png

Campagne_01.png

Campagne_02.png


4. Maatregelen beheren

In Econobis is een hele lijst met mogelijke maatregelen beschikbaar. Zie Energiebesparing > Maatregelen.

SC_Econobis_energiebesparing03.png

Omdat er voor de aanpak van energiearmoede veel maatregelen zoals verschillende soorten lampen zijn toegevoegd kan je zelf beslissen of je die zichtbaar wilt hebben. Alle reeds aanwezige maatregelen staan standaard op Zichtbaar. Alle nieuw toegevoegde maatregelen staan standaard op Niet zichtbaar.

Vul bij de Campagne die je aanmaakt de gewenste maatregelen voor deze campagne in. 


Maatregelen_01.png

Let op: deze maatregelen staan los van wat de coach later in het opname- of installatieformulier kan invullen.

Let op: Bij maatregelen kun je ook kiezen voor Energiebespaarcoaching, Energiebespaaradvies en Energieconciërge als maatregelen. Dit heeft een andere functie dan de rol energiecoach in Econobis (zie volgende paragraaf).

De maatregelen zijn bedoeld om kansen te registreren, zoals ‘de bewoner vraagt energiebespaarcoaching aan’ of ‘bewoner meldt zich aan voor energieklusser’.

De rol energiecoach in Econobis koppel je aan personen die de rol coach hebben. De functie van deze rol is bv. het in Econobis bezoeken kunnen plannen (evt. met kalenderfunctionaliteit) en in het portaal deze bezoeken kunnen inzien.

5. Energiecoaches en bedrijven vastleggen

Let op: Energiecoach is de algemene functienaam die we in Econobis gebruiken.
Energiecoach is een functie die je ook voor andere type personen kunt gebruiken. Je kunt ook energieklussers of energieadviseurs als energiecoach registreren in Econobis.  Het gaat er niet om dat deze persoon naar de buitenwereld precies de rol energiecoach heeft, je kunt in je communicatie en contacten deze persoon ook een andere functienaam geven.

Maak een groep ‘Energiecoaches’

Het aanmaken en vullen van een groep energiecoaches heeft verschillende functies:

  1. Om een overzicht te hebben van de personen die de functie Energiecoach hebben
  2. Om bij de persoon die Energiecoach is te kunnen zien dat deze persoon deze functie heeft
  3. Om bij deze personen in Econobis te kunnen zien welke campagnes, kansen en kansacties aan deze persoon gekoppeld zijn
  4. Om deze personen in Econobis te kunnen koppelen aan een ‘Afspraakkalender’

Je kunt er ook voor kiezen om meerdere groepen Energiecoaches aan te maken. Bijvoorbeeld een groep ‘Energiecoaches’ en een groep ‘Energieklussers’, maar beide met de rol ‘Coach’ in Econobis. 

Maak de groep als volgt aan:

SC_Econobis_energiebesparing04.png

Instructievideo (geen geluid)

Wat zie je bij Contactgegevens van personen in een ‘Coach groep’

Omdat een contact zowel privé persoon (lid, deelnemer) als coach kan zijn, dan zijn dat eigenlijk twee verschillende entiteiten. Daarom raden wij aan om die apart als coach in te voeren. 

Weergave contactgegevens van een Contact dat lid is van een ‘Coach groep’

SC_Econobis_energiebesparing05.png

Betrokken energiecoaches als contact vastleggen

Tot op heden werd de energiecoach vaak in Econobis geregistreerd als een Contact > Organisatie. 
Er zijn een aantal aanpassingen in Econobis gedaan, zoals toegang tot portaal voor energiecoaches en coach groepen. Daarom is vanaf heden is het advies om de energiecoach als Contact > Persoon vast te leggen.

Als een energiecoach ook een andere relatie met de coöperatie heeft (lid, contact, deelnemer etc.) is het advies om twee contactpersonen te hanteren:

  1. Contact > Persoon > persoonlijk contact van de persoon (Jan de Wind)
  2. Contact > Persoon > energiecoach contact van de persoon (Jan de Wind - Energiecoach)

Als je dit zo doet, kun je voor deze persoon ook twee verschillende portaal inlogs aanbieden. 
Eén inlog met persoonlijke gegevens. Eén inlog met informatie voor de persoon als coach. 
Als de persoon later geen coach meer is, kun je de toegang tot de coach gegevens ook eenvoudig beëindigen. 
NB. verschillende portaal inlogs kun je alleen aanmaken met verschillende e-mailadressen.

Betrokken bedrijven als contact vastleggen

Als je in jouw proces met betrokken bedrijven werkt, bijvoorbeeld voor offerteverzoeken en/of uitvoering van maatregelen, dan leg je deze bedrijven vast in Econobis. 

Betrokken Projectleiders en Externe Partijen als contact vastleggen

Als je in jouw proces met betrokken Projectleiders of Externe Partijen werkt, bijvoorbeeld voor goedkeuring van budgetten voor maatregelen, dan leg je deze als contacten vast in Econobis. 

Energiecoaches en bedrijven koppelen aan campagne

Voeg bij de campagne die je hebt aangemaakt de betrokken bedrijven en betrokken coaches toe.
Alleen voor bedrijven en coaches die aan een campagne zijn verbonden kan je kansacties maken.



SC_Econobis_energiebesparing06.png

Afspraken maken met betrokken bedrijven

Maak afspraken met de betrokken bedrijven bv. over de doorlooptijden: 

6. Rechten in Econobis aanpassen

Via Instellingen > Gebruikers kun je de rechten van gebruikers in Econobis aanpassen. Voor het proces buurtaanpak wil je misschien voor een aantal gebruikers de rechten aanpassen, zodat zij alleen de informatie in Econobis zien die hoort bij de rol Energiemanager of Energiecoördinator. 



Instellingen_gebruikers.png

Rollen Energiemanager en Energiecoördinator

Om te zorgen dat gebruikers bepaalde gegevens van contacten niet kunnen zien of mogen wijzigen zijn de rollen Energiemanager en Energiecoördinator toegevoegd.

Beide rollen zien in de linker menubalk alleen:

In het rechtermenu van het contactformulier (scherm van een contact) zien zij alleen:

Op het formulier (scherm) van een contact heeft een gebruiker met de rol Energiemanager de volgende rechten:


 Zichtbaar Zichtbaar en wijzigen Zichtbaar, wijzigen en toevoegen
Algemene informatie  Ja Ja N.v.t.
Adres Ja Ja Ja
E-mail gegevens  Ja Ja Ja
Telefoon gegevens  Ja Ja Ja
Verbindingen  Ja Nee Nee
Overige gegevens  Nee N.v.t. N.v.t.
Opmerkingen  Ja Nee Nee
Afsluit gegevens  Ja Nee N.v.t.

De Energiecoördinator heeft minder rechten:


 Zichtbaar Zichtbaar en wijzigen Zichtbaar, wijzigen en toevoegen
Algemene informatie  Ja Nee N.v.t.
Adres Ja Nee Nee
E-mail gegevens  Ja Nee Nee
Telefoon gegevens  Ja Nee Nee
Verbindingen  Nee N.v.t. N.v.t.
Verbindingen van het type energiecoach (wordt apart onderdeel op formulier)  Ja Nee Nee
Overige gegevens  Nee N.v.t. N.v.t.
Opmerkingen  Ja Nee Nee
Afsluit gegevens  Ja Nee N.v.t.

Beperken zichtbare groepen contacten en documentgroepen

Content hieronder is een clone van pagina "Beperken van toegang in Econobis dmv Teams".

Voor bepaalde gebruikers van Econobis is het soms wenselijk dat zij niet alle contacten in Econobis kunnen zien. Deze gebruikers mogen alleen een selectie van de contacten zien. M.b.v. Teams en Groepen kun je beperken welke groepen contacten en documentgroepen bepaalde gebruikers zien. 

Bijvoorbeeld een Energiecoördinator mag wel contacten met een Intake zien maar mag geen deelnemers in project te zien. 

Je kan dit regelen door een Team aan te maken en aan dit team de Groepen te koppelen die dit team mag zien.

Via Instellingen > Teams maak je een Team aan:

Teams_aanmaken_01.png

Teams_aanmaken_02.png

Stap 1: koppel de gewenste gebruikers aan het Team.

Stap 2: Koppel groepen aan het Team. Door de Groepen aan het Team te koppelen zorg je ervoor dat de leden van het Team alleen contacten zien die tot die groep(en) behoren die aan het Team gekoppeld zijn. Als je meerdere groepen koppelt worden de voor dit Team getoonde contacten uitgebreid. In bovenstaand voorbeeld zien de leden van het Team dus contacten die in de groep “Buurtactie” OF in de groep “Energiecoaches” staan.

De aan het Team gekoppelde groep(en) werkt dus als een filter op de totale contacten, zodat alleen de contacten van de gekoppelde groepen getoond worden aan de leden in het Team. Leden van het Team kunnen dus geen andere contacten zien dan de contacten van de groepen die bij het Team zijn ingesteld.

Stap 3: Koppel Documentgroepen aan het Team (optioneel). Door Documentgroepen aan het Team te koppelen kan je de zichtbare documenten voor de leden van het Team beperken. In bovenstaand voorbeeld zien de leden van de groep alleen documenten die betrekking hebben op Intakes, Kansen en Kansacties. Documenten over deelnames zijn niet zichtbaar.

7. Afspraakkalenders instellen

In je procesinrichting maak je de keuze hoe je afspraken wilt inplannen

Econobis biedt de mogelijkheid om afspraken tussen bewoners en coaches in te plannen op basis van vastgelegde beschikbaarheid van de coaches.

In Econobis kun je afspraakkalenders instellen voor bv. een campagne of een wijk. Per kalender kun je coaches koppelen en hun beschikbaarheid vastleggen. Vervolgens kun je op basis van de beschikbaarheid van de coaches afspraken voor de coach met een bewoner inplannen. Ook kun je daarna de coach en bewoner een e-mail sturen met de informatie over de afspraak.

Voor uitgebreide informatie zie de handleiding agenda- en kalenderfunctionaliteit.

Welke afspraakkalenders heb je nodig?

Om afspraakkalenders in te richten bedenk je eerst welke je nodig hebt. 

Bijvoorbeeld kalenders per wijk


Als je coaches per wijk wilt inplannen, maak dan een afspraakkalender per wijk. Je koppelt de coaches die in deze wijk ‘werken’ en voert hun beschikbaarheid in. Bij het plannen van afspraak met een bewoner uit een bepaalde wijk kies je dan deze kalender en zie je de beschikbaarheid van de gekoppelde coaches. 


Let op: als je een afspraak met een bewoner in een wijk wilt plannen en er is in deze wijk geen coach beschikbaar, dan kun je handmatig afwijken naar een andere wijk.

Bijvoorbeeld coaches per campagne


Als je coaches per campagne wilt inplannen, maak dan een afspraakkalender per campagne. Bijvoorbeeld als sommige coaches als energiecoach werken en anderen als ‘schouwer’ voor een warmtenet, wat andere vaardigheden vraagt en een andere campagne betreft. 

Voor het inrichten en gebruik van afspraakkalenders zie de handleiding agenda- en kalenderfunctionaliteit.

8. Webformulier koppelen met Econobis

Koppel je webformulier met Econobis en test de werking ervan. 

Aandachtspunten

Bij GravityForms kies je bij instellingen voor ‘verborgen veld’.

In ContactForm7 maak je gebruik van deze coderingen (voorbeelden): 


[hidden intake_campagne_id "7"]
[hidden intake_maatregel_ids "85"]

[hidden intake_status_id “1”]

[hidden hoomdossier_aanmaken “1”]

In de bijlage van deze pagina kun je een CF7 voorbeeld voor een aanmeldpagina voor de buurtaanpak downloaden.

Voor meer informatie zie handleiding webformulieren
. Er is een aparte handleiding voor het koppelen van webformulieren met Econobis: Handleiding API webformulieren koppeling Econobis.

9. Standaard e-mailtemplates

Standaard e-mailtemplates maken

In je proces wil je waarschijnlijk een aantal standaard e-mails sturen naar de bewoner en/of energiecoach. Maak hiervoor standaard teksten met samenvoegvelden, zodat je deze – gepersonaliseerd – kunt versturen vanuit het contact. 

Bijvoorbeeld in het geval van een campagne met bezoek Energiecoach zul je waarschijnlijk deze e-mailtemplates gebruiken:

Tip voor het maken van standaard templates: 
In de bijlage van deze pagina vind je voorbeeldtemplates: Handleiding Buurtaanpak_bijlage voorbeeld e-mailtemplates.docx.

Standaard bijlage bij e-mailtemplate

Vanaf heden kan je bij een e-mailtemplate een standaard bijlage instellen. 

E-mailtemplate_01.png

E-mailtemplate_02.png

E-mailtemplate_03.png

Standaard afspraakbevestiging instellen

Verder uitwerken!

10. Opname- en installatieformulier

Opnameformulier en rapportages aan(laten)passen

Voor het registreren van huiskenmerken, (mogelijke) maatregelen en foto’s gebruiken we een webformulier ‘Opname’. De energiecoach vult het formulier online in tijdens bezoek aan een bewoner. 


Een voorbeeld van dit formulier: https://buurtaanpakeconobis.nl/econobis/demo-schouwformulier/   

Gegevens van het formulier in Econobis en rapportage


Het formulier wordt d.m.v. API gekoppeld met Econobis. De maatregelen worden automatisch in het Woningdossier van de bewoner opgenomen.


Let op: er kan maar één formulier aan het Woningdossier in Econobis gekoppeld worden. Als je een opname- én een installatieformulier (zie volgende paragraaf) gebruikt, moet je dus kiezen welk formulier je wilt koppelen aan het Woningdossier in Econobis.

Na inzenden van het formulier wordt ook van de gegevens een PDF document gegenereerd dat als rapportage voor de bewoner kan dienen. Ook kan een aparte PDF worden gegenereerd als werkdocument (bv. voor de energieklusser/fixer of voor een partij waarmee je samenwerkt). 

Formulier en PDF rapportages aanpassen aan je proces


Econobis kan dit formulier en de bijbehorende PDF rapportages aanpassen om aan te sluiten bij je proces. Aan deze werkzaamheden zijn kosten verbonden.

Wens: Opnameformulier in het Hoomdossier


De wens / het voornemen is om dit formulier onderdeel te maken van het Hoomdossier, zodat de huisgegevens allemaal in dezelfde tool (Hoomdossier) worden geregistreerd.

Installatieformulier en rapportages aan(laten)passen

Voor het registreren van daadwerkelijk uitgevoerde maatregelen gebruiken we een webformulier ‘Installatie’. Degene die de installatie uitvoert (bv. energieklusser of samenwerkende partij) vult het formulier online in tijdens bezoek aan een bewoner. 


Een voorbeeld van dit formulier: 
https://buurtaanpakeconobis.nl/econobis/voorbeeld-installatie-formulier-buurtaanpak/ https://volleycrm.nl/econobis/energieklusser_hilversum/

Link werkt niet - aanpassen!

Gegevens van het formulier in Econobis en rapportage


Het formulier wordt d.m.v. API gekoppeld met Econobis. De maatregelen worden automatisch in het Woningdossier van de bewoner opgenomen. 

Let op: er kan maar één formulier aan het Woningdossier in Econobis gekoppeld worden. Als je een opname- (zie vorige paragraaf) én een installatieformulier gebruikt, moet je dus kiezen welk formulier je wilt koppelen aan het Woningdossier in Econobis.

Na inzenden van het formulier wordt ook van de gegevens een PDF document gegenereerd dat als rapportage voor de bewoner kan dienen.

Formulier en PDF rapportages aanpassen aan je proces


Econobis kan dit formulier en de bijbehorende PDF rapportages aanpassen om aan te sluiten bij je proces. Aan deze werkzaamheden zijn kosten verbonden.

Wens: Installatieformulier in het Hoomdossier


De wens / het voornemen is om dit formulier onderdeel te maken van het Hoomdossier, zodat de huisgegevens allemaal in dezelfde tool (Hoomdossier) worden geregistreerd.

11. Overall rapportages voorbereiden

In dit proces wil je voor jezelf en misschien ook voor een externe opdrachtgever inzicht hebben in het aantal uitgevoerde bezoeken, maatregelen etc. Bedenk hiervoor welke informatie je nodig hebt of zou willen weten. 

Aantal uitgevoerde huisbezoeken


Dit kan je monitoren via het Kansenoverzicht

Aantal uitgevoerde maatregelen


Op basis van het opname- of installatieformulier kan je een Excel export maken van de geregistreerde maatregelen. In dit exportbestand kun je tellingen maken van het aantal uitgevoerde maatregelen. 

Econobis zorgt voor een online pagina waar je de totale gegevens uit je opname- of installatieformulier kunt downloaden. 

12. Portaal voor Energiecoaches, Projectleiders en Externe Partijen

Als jouw coöperatie het “mijnenergiecoöperatie” (het portaal) gebruikt, dan kun je coaches, projectleiders en externe partijen daar ook toegang toe geven. Na het versturen van de uitnodigingsmail kunnen de uitgenodigde personen daar ook op inloggen.

Gebruikt jouw coöperatie het portaal?

Informeer bij je key user of jouw coöperatie het portaal gebruikt of laat een Econobis gebruiker met de rol “Beheerder portal instellingen” in het menu links bij Portal instellingen > Algemene instellingen kijken of er een URL staat bij “contacten portal URL”. Als er een URL is ingevuld, dan is het portaal in gebruik.

Voor meer informatie zie ook de handleiding contactenportal en aanmeldstraat.

Instructievideo (geen geluid)

Instellingen vooraf

Maak eerst een “Buurtaanpak” widget (menublokje) aan.

Portal_01.png

Portal_02.png

Voorbeeld widget Energiecoaches


Portal_03.png

Voorbeeld widget Projectleiders

Portal_05.png

Voorbeeld widget Externe Partij

Portal_04.png

Portaal voor Energiecoaches

Het advies is om een apart Contact voor de Persoon in de rol van energiecoach aan te maken (zie Betrokken Energiecoaches als contact vastleggen). Zo zorg je ervoor dat de coach een aparte inlog voor de Portaal heeft voor zijn rol als energiecoach.

Deze portaal functionaliteit maakt het mogelijk dat coaches weinig handelingen hoeven te doen om hun administratie bij te houden.

In het ‘Overzicht schouwingen’ wordt voor de ingelogde coach een lijst met de aan hem gekoppelde bewoners getoond.

Let op: het label ‘Overzicht schouwingen’ worden nog aangepast naar ‘Overzicht buurtaanpak’.

Portal_06.png

Na het klikken op het adres ziet de coach de details van de bewoner. 
Deze gegevens kunnen niet worden gewijzigd. 

Coach die afspraak plant 


Als de coach afspraken plant dan kan als de coach contact opneemt met de bewoner hij de datum en tijd van de afspraak noteren in het Portaal. Er wordt dan direct een afspraakbevestiging naar de bewoner gestuurd. Zie volgende paragraaf voor uitleg.

Coördinator die afspraak plant


Als de coördinator de afspraken plant, dan hoeft de coach hier geen afspraakdatum in te vullen. Het overzicht op het portaal dient dan voor de coach als een overzicht van alle eerdere en geplande afspraken.

Onder de gegevens van de bewoner worden ook de documenten getoond die 

Portal_07.png 
Portal_08.png
Portaal voor Projectleiders of Externe Partijen

Je kunt in het portaal samenwerken met Projectleiders en/of Externe Partijen die een bepaalde budgetaanvraag / subsidieaanvraag moeten goedkeuren. 

Deze personen of organisaties moeten dan opgevoerd zijn als contacten in Econobis en toegang hebben gekregen via uitnodiging met activatielink.

Portal_09.png

Voorbeeld kansactie met gekoppelde projectleider en externe partij

Portal_10.png


Voorbeeld overzicht voor Projectleider in het Portaal

Let op: het label ‘Overzicht schouwingen’ worden nog aangepast naar ‘Overzicht buurtaanpak’.

Portal_11.png

Voorbeeld bewoner voor Projectleider in het Portaal
met mogelijkheid goedkeuren of niet goedkeuren

Portal_12.png

Voorbeeld overzicht voor Externe partij in het Portaal

Let op: het label ‘Overzicht schouwingen’ worden nog aangepast naar ‘Overzicht buurtaanpak’. 

Portal_13.png

Voorbeeld bewoner voor Externe Partij in het Portaal
met mogelijkheid goedkeuren of niet goedkeuren

Portal_14.png


13. Woningdossier

Woningdossiers invullen

In het woningdossier kunnen woninggegevens en informatie over geplande maatregelen opgeslagen worden. Het woningdossier kan op drie manieren ingevuld worden:

1. Handmatig

Je kunt bij een contact handmatig een woningdossier aanmaken en invullen door in het contactenscherm rechts op het plusje naast woningdossier te klikken.

Woningdossier_01.png

Samen met de woninggegevens kunnen ook geadviseerde maatregelen in het woningdossier ingevoerd worden. De gegevens van de huidige situatie vind je onder "Woningstatus", de geadviseerde maatregelen onder "Specificaties". Ook is het mogelijk om bij elk woningdossier notities en documenten bij te voegen.

Woningdossier_02.png

Bij het invoeren van de geadviseerde maatregelen kun je per maatregel uiteenlopende informatie over de maatregel vastleggen.

Woningdossier_03.png

2. Via een koppeling met Hoomdossier

Als je een koppeling hebt met het Hoomdossier dan worden de woningdossiers in Econobis automatisch gevuld als de coach de status van een dossier op "Uitgevoerd" zet. 

3. Via een koppeling met opname- en/of installatieformulier

Als je gebruik maakt van opnameformulieren kunnen deze ook gekoppeld worden aan het woningdossier in Econobis. De gegevens komen dan na de opname direct in het woningdossier van de bewoner terecht.


Let op: er kan maar één formulier aan het Woningdossier in Econobis gekoppeld worden. Als je een opname- én een installatieformulier (zie volgende paragraaf) gebruikt, moet je dus kiezen welk formulier je wilt koppelen aan het Woningdossier in Econobis.

Woningdossiers bekijken

Via het menu>Energiebesparing>Woningdossiers kun je een overzicht over alle woningdossiers bekijken. Via de zoekregel boven de tabel kun je uitgebreide selecties maken.

Woningdossier_04.png

Naast de dossiers zelf kun je ook een tabel met alle specificaties (geadviseerde maatregelen)bekijken. Ook hier kun je via de zoekregel de maatregelen filteren. Via de downloadknop bovenin kan de actuele samenstelling als csv-bestand gedownload worden.

 

14. Workflows

Een workflow is een actie die automatisch wordt gestart als er een veld wordt gewijzigd.

Bijvoorbeeld; een Gebruiker krijgt een e-mail nadat een taak die op zijn naam staat is verlopen.

Er kunnen op de volgende items workflows worden ingesteld:

De instellingen van de workflows staan in de menubalk onder

Workflow_01.png
Je kunt workflows instellen op taak types, kansactie statussen, kans statussen of intake maatregelen.

Workflow_02.png

Bij de Workflow Kans statussen en Kansactie statussen wordt er een e-mail gestuurd als de Kans of Kansactie op een bepaalde status wordt gezet. 

Je kunt instellen bij welke statuswijziging, welke e-mailtemplate na hoeveel dagen wordt gestuurd.

De velden die bij de workflow horen worden zichtbaar als je de workflow aanzet.

Workflow_03.png