02 Wegwijs in Econobis

Een algemene introductie over de inrichting van de hoofdschermen in Econobis.

Wachtwoord, inloggen en inlogproblemen

Wachtwoord

Je huis sluit je af met goede sloten. Dat moet je ook regelen voor de toegang tot Econobis. Kijk op de website van de Consumentenbond voor informatie over wat een goed wachtwoord is: https://www.consumentenbond.nl/internet-privacy/wachtwoord-onthouden 

Wachtwoord vereisten: Het Econobis wachtwoord moet minimaal 8 karakters lang zijn en moet minimaal 1 cijfer en 1 hoofdletter bevatten.

Inloggen

Kun je niet inloggen in Econobis? 

Heb je een gebruikersnaam en wachtwoord?

Startpagina en Dashboard

Na het inloggen kom je op het standaard dashboard van Econobis uit:

Sc_Econobis_Startpagina_algemeen.png

  1. Aan de linke kant heb je het instellingsmenu. Als je op de drie streepjes boven klikt blijft het menu continu uitgeklapt.
  2. Via de HELP link kom je uit op onze supportpagina waar je contact op kunt nemen en door kunt klikken naar de handleidingen.
  3. Via de zoekbalk kun je zoeken in contacten, organisaties, adressen en e-mailadressen.
  4. Hier kun je uitloggen, je wachtwoord wijzigen, twee factor authenticatie instellen en informatie over Econobis vinden.
  5. Hier wordt het aantal openstaande e-mailberichten weergegeven. Door op de groene knop te drukken ga je naar je mailbox.
  6. Hier wordt het aantal open taken weergegeven die aan jouw gekoppeld zijn. Door op de paarse knop te klikken kom je naar jouw takenlijst.
  7. Hier worden actuele meldingen uit werkprocessen weergegeven.

Beschikbare dashboards

Sc_Econobis_menu_dashboard.png

Naast het standaard dashboard zijn er nog drie andere dashboards beschikbaar die jou verschillende overzichten over de data in je omgeving geven.

Energiebesparing

Dit dashboard geeft jouw de volgende overzicht met de bijbehorende snelkoppelingen:

SC_Econobis_dashboard_energiebesparing.png

Deelnames

Dit dashboard geeft jouw de volgende overzicht met de bijbehorende snelkoppelingen:

SC_Econobis-dashboard_deelnames.png

Financieel

Dit dashboard geeft jouw de volgende overzicht met de bijbehorende snelkoppelingen:SC_Econobis_dashboard_financieel.png

Introductie contacten

Contacten zijn het hartstuk van Econobis. Contacten kunnen personen of organisaties/ bedrijven zijn. Nagenoeg alle informatie die in het systeem wordt opgeslagen wordt gekoppeld aan contacten. 

Klik hier voor meer informatie over het werken met contacten

Er zijn twee opties om contacten te openen:

  1. Dubbelklikken op de contactregel in de contactenoverzicht.
  2. Klikken op het pennetje helemaal rechts in de contactregel (hij verschijnt als je met de muis over een regel staat).

Contacten_openen_01.png

De opbouw van de contacten pagina

Op de contacten pagina vind je alle informatie die over een contact in het systeem staat. Hieronder zie je een overzicht met de verschillende onderdelen van de pagina:

Contacten_overzicht.png

  1. Hier staat de basisinformatie over dit contact, naast naam en geboortedatum ook belangrijke gegevens zoals het contactnummer, of het contact portalgebruiker is of akkoord heeft gegeven met het privacybeleid.

  2. Rechts daarnaast kun je zien aan welke groepen het contact gekoppeld is.
  3. In de groene kolom helemaal rechts vind je alle aanvullende informatie, mails, nota's, waardestaten en documenten die aan dit contact verbonden zijn. Ook kun je hier de woninggegevens en de status van dit contact in een buurtaanpak zien en aanpassen. Via het plusje kun je bijna alle onderdelen toevoegen.
  4. Hier zie je welke waarden voor dit contact in de vrije velden zijn ingevuld (zie ook uitleg vrije velden).
  5. In het middelste gedeelte van de pagina staan alle adres- en contactgegevens.
  6. Hier worden alle verbindingen van dit contact weergegeven.
  7. Onder overige gegevens vind je de bankgegevens van dit contact, evenals de gegevens van de partner.
  8. Hier zie je wat de status van dit contact is met betrekking tot het gebruik van de portal.
  9. Hier kun je opmerkingen toevoegen bij het contact. Het aantal opmerkingen is niet beperkt.
  10. Helemaal onderaan kun je zien wie het contact wanneer heeft aangemaakt/gewijzigd.

Definities - begrippen

Wat Omschrijving Synoniemen
Aanspreektitel Een aanspreektitel is dhr. of mevr. Dit veld wordt ook gebruikt om te zoeken op geslacht of om bv. een briefaanhef mee te maken. Aanhef
Geslacht
Administratie Een (juridische) entitieit die een eigen facturen reeks en boekhouding heeft Organisatie-eenheid
Rechtspersoon
Adrestype In Econobis kun je d.m.v. het label 'Type' aangeven of het gaat om een bezoek-, factuur-, post- of aansluitadres. Type
Soort
Audit trail De audit trail in Econobis is het logbestand van alle wijzigingen die worden doorgevoerd. Mocht het nodig zijn, dan kun je in de audit trail terugzoeken wat er is aangepast.  Historie
Wijzigingshistorie
Logbestand
Campagne Een campagne is een actie om energiebesparing te promoten. M.b.v. een campagne in Econobis kun je de actie en de resultaten volgen.  Actie
Promotie
Contacten Contacten zijn personen (natuurlijke personen) of organisaties (rechtspersonen).  Relatie
Klant
Energieleverancier In de velden onder energieleverancier een aantal gegevens vastleggen betreffende de energieleverancier van het contact.  
Gebruiker Een gebruiker is een vertegenwoordiger van je coöperatie die toegang heeft tot Econobis. User
Groepen Een groep is een aantal contacten met dezelfde kenmerken, maar zonder formele overeenkomst met de coöperatie. Met behulp van groepen kun je contacten indelen in sets, die je bv. allemaal tegelijk een e-mail kunt sturen.
Voorbeelden van groepen:
- Abonnees magazine Windnieuws
- Leden activiteitencommissie
- Poetsploeg panelen
- Klankbordgroep energielandschap
- Bestuur 2016-2017
- Geïnteresseerden Warmtenet Noord
Een groep kan de status 'open' of 'gesloten' hebben. 		 Deelnames
Abonnementen
Interesses
Intake Een intake is een eerste registratie van een persoon of organisatie die belangstelling heeft voor energiebesparende maatregelen. Keukentafelgesprek
Registratie interesse
Kans Een kans is een concrete interesse van een persoon om een bepaalde maatregel voor energiebesparing uit te voeren, bv. een interesse van een persoon in dakisolatie.  Interesse
Contactnummer Alle contacten hebben één uniek nummer. Nummer bestaat uit alleen nummer. Dit nummer is tevens het debiteurnummer.
Dit betekent dat ook niet-leden, maar bv. nieuwsbrieflezers een contactnummer hebben. 		 Relatienummer
Debiteurnummer
Maatregel Een maatregel is een actie die kan zorgen energiebesparing. Een voorbeeld is dakisolatie of een warmtepomp. Actie
Aanpassing
Offerte Vanuit een kans kun je een offerteverzoek aanmaken, om een partner (bedrijf / organisatie) een offerte te laten doen aan de persoon die belangstelling heeft iin een bepaalde energiebesparende maatregel. Aanbod
Order Een order is een koppeling tussen een product en een contact, bv. een lidmaatschap van de coöperatie.
Bij een persoon of organisatie staan alle gekoppelde producten vermeld: dit laat zien of een persoon of organisatie wel of niet het product 'lidmaatschap' afneemt en dus lid is. 		 Lidmaatschappen
Abonnement
Huur
Deelnames Deelnames zijn deelnemingen - in bv. de vorm van participateis, obligaties of leningen - in een (productie) project. Contacten kunnen deelnemen in een project en een aantal deelnames nemen.  Aandelen
Obligaties
Leningen
Investeringen
Deelnemingen
Primaire gegevens Bij adresgegevens, telefoongegevens en e-mail kun je 1 gegeven als primair aanduiden. Dit is dan het gegeven dat als eerste / automatisch gebruikt zal worden bij het leggen van contacten.  
Producten Formele overeenkomsten met contacten zoals:
- Huur
- Lidmaatschap
- Abonnement
Een product heeft een begin- en een einddatum.
Aanmelden en afmelden gaat volgens een procedure.
Er kunnen kosten aan verbonden zijn, maar dat hoeft niet.
Je definieert soorten producten in je productencatalogus, die je vervolgens m.b.v. orders aan contacten koppelt.		 Lidmaatschappen
Abonnement
Huur
Productencatalogus Lijst met producten die je in Econobis hebt gedefinieerd voor jouw coöperatie.  Overzicht producten
Project Een project waar opwek van energie plaatsvindt en waar relaties in kunnen participeren. Bijvoorbeeld een postcoderoosproject, een SDE-project of een investeringsproject. Opwekproject
Postcoderoosproject
SDE-project
     
Samengestelde groep Een verzameling groepen  Groepenverzameling
Template Een template is een E-mail template of een document template waarin je een vaste tekst en evt. ook vaste variabelen invoert. Een template is een sjabloon. Templates kun je gebruiken om teksten op te slaan die je vaker gebruikt, bv. 'bevestiging lidmaatschap' of 'informatie zonnepark'. Bij het verzenden van een e-mail of het maken van een document kun je een template kiezen en waar nodig nog aanpassen voordat je het verstuurt. Sjabloon
Verbinding Een verbinding is een koppeling of link tussen een organisatie en een persoon of tussen twee personen. Je kunt bv. de persoon die directeur is van een organisatie m.b.v. een verbinding koppelen aan de organisatie en je kunt de persoon die wettelijk vertegenwoordiger is van een minderjarige koppelen aan de minderjarige persoon. Koppeling
Wettelijke vertegenwoordiger Een wettelijke vertegenwoordiger is een persoon die verantwoordelijk is voor een minderjarige persoon. Wanneer een minderjarige persoon een overeenkomst met de coöperatie afsluit (bv. lidmaatschap of participatie in een project), is het raadzaam de wettelijke vertegenwoordiger te registreren en ook met deze persoon te communiceren. Wettig vertegenwoordiger
Vertegenwoordiger minderjarige
Woningdossier Nog omschrijven

2 factor authenticatie voor beheerders & key users

Inleiding

Twee factor authenticatie (2FA) is een veiligere manier van inloggen. De identiteit van jou als gebruiker wordt hierbij vastgesteld door middel van twee factoren. Je opent het digitale slot als het ware niet met één sleutel, maar met twee sleutels. Dit betekent dat je naast het invoeren van een gebruikersnaam en wachtwoord, nog een tweede factor nodig hebt (via mobiele telefoon).

2 factor authenticatie kan worden ingesteld voor:

Of Econobis gebruikers moeten inloggen met 2 factor authenticatie, is afhankelijk van de instellingen in de eigen Econobis omgeving. 

Gebruikers van het contactenportaal van je coöperatie kunnen individueel zelf 2 factor authenticatie activeren. Beheerders of key users kunnen deze instelling niet activeren, alleen resetten indien nodig. Dit is dus ook niet verplicht te stellen voor alle gebruikers.



Econobis adviseert om 2 factor authenticatie voor alle gebruikers van je Econobis omgeving verplicht te stellen in het kader van bescherming persoonsgegevens en het voorkomen van mogelijke datalekken. De 2 factor authenticatie is een extra drempel om in te loggen, maar wordt steeds gebruikelijker –om organisaties te beschermen tegen hacks en voor bescherming persoonsgegevens.


Welke 2 factor authenticatie methode is er in Econobis en contactenportaal?

2 factor authenticatie kan alleen via een mobiele telefoon applicatie (app), bijvoorbeeld:

Naast deze app kunnen alle authenticator apps die met 6 cijferige time based codes werken, gebruikt worden, maar de bovenstaande zijn uitgebreid getest en werken in ieder geval.

Geldigheidsduur sessie na inloggen met 2 factor authenticatie

De ingevulde 2 factor authenticatie code zorgt ervoor dat je 24 uur kunt inloggen met alleen gebruikersnaam en wachtwoord. Na 24 uur moet je opnieuw inloggen met 2 factor authenticatie en ook weer een code uit de app op je telefoon invoeren bij inloggen in Econobis of het contactenportaal.

Deel 1: 2 factor authenticatie voor Econobis gebruikers

Of Econobis gebruikers moeten inloggen met 2 factor authenticatie, is afhankelijk van de instellingen in de eigen Econobis omgeving. 

Op dit moment (november 2022) is het zo dat de 2 factor authenticatie bij elke inlog in Econobis wordt gevraagd. 



2 factor authenticatie verplichten voor individuele Econobis gebruiker

2FA_01.png

2 factor authenticatie verplichten voor alle gebruikers van de Econobis omgeving

2FA_02.png

2FA_03.png

2 factor authenticatie resetten voor Econobis gebruiker

Als een gebruiker zijn herstelcodes kwijt is of niet meer kan inloggen, kan de 2 factor authenticatie gereset worden door iemand met de rol “Key User” en “Beheerder coöperatie instellingen”

2FA_04.png

Deel 2: 2 factor authenticatie voor gebruikers contactenportaal

Gebruikers van het contactenportaal [coöperatie].mijnenergiesamen.nl (bv. leden/deelnemers) kunnen optioneel zelf instellen of ze gebruik willen maken van 2 factor authenticatie. 
Beheerders of key users van Econobis kunnen dit niet activeren voor een gebruiker. 

2 factor authenticatie instellen als gebruiker van het contactenportaal

Voor meer informatie zie de handleiding ‘2 factor authenticatie gebruiker portaal’. 

2 factor authenticatie resetten voor gebruikers contactenportaal

Als een gebruiker van het contactenportaal niet meer kan inloggen en/of zijn herstelcodes kwijt is, kan je dit als beheerder / key user wel resetten.

2FA_05.png

2 factor authenticatie
voor Econobis gebruikers

Inleiding

Twee factor authenticatie (2FA) is een veiligere manier van inloggen. De identiteit van jou als gebruiker wordt hierbij vastgesteld door middel van twee factoren. Je opent het digitale slot als het ware niet met één sleutel, maar met twee sleutels. Dit betekent dat je naast het invoeren van een gebruikersnaam en wachtwoord, nog een tweede factor nodig hebt.

Een coöperatie bepaalt of en voor welke Econobis gebruikers twee factor authenticatie wordt geactiveerd.

Optie 1: Coöperatie heeft twee factor authenticatie voor alle gebruikers geactiveerd. In dit geval worden de instellingen voor 2 factor authenticatie automatisch getoond bij de eerstvolgende inlog.

Optie 2: Coöperatie heeft twee factor authenticatie niet voor alle gebruikers geactiveerd. Gebruikers kunnen zelf individueel twee factor authenticatie activeren. 

2 factor authenticatie instellen in 4 stappen

Stap 1 Download een authenticator app naar je telefoon

Er zijn meerdere authenticator apps die 2 factor authenticatie kunnen verzorgen. We raden aan om een van de onderstaande twee apps te gebruiken. Download de app naar je telefoon of open de app als je deze eerder als eens gedownload hebt.


Stap 2 Wijzig je instelling in Econobis

Deze stap wordt overgeslagen als 2 factor authenticatie verplicht is gesteld door je coöperatie. 
Je komt dan meteen bij stap 3 terecht.

2FA_06.png

2FA_07.png

2FA_08.png

2FA_09.png

Stap 3 Account toevoegen in authenticator app

2FA_14.png

Let op: je ziet een herstel code op jouw scherm, sla deze op op een veilige plek, deze kan je gebruiken als je je telefoon kwijt bent om 2 factor te resetten

Stap 4 Account in authenticator app verbinden

De volgende keer dat je inlogt in Econobis word je gevraagd om ook de 2 factor code uit de authenticator app in te vullen. 

Geldigheidsduur sessie na inloggen met 2 factor authenticatie

De ingevulde 2 factor authenticatie code zorgt ervoor dat je 24 uur kunt inloggen met alleen gebruikersnaam en wachtwoord. Na 24 uur moet je opnieuw inloggen met 2 factor authenticatie en ook weer een code uit de app op je telefoon invoeren bij inloggen in Econobis.

2 factor authenticatie uitzetten

Dit kan alleen als 2 factor authenticatie niet verplicht is voor jouw account. 
Een beheerder key user kan 2 factor authenticatie verplichten voor jouw organisatie.


2FA_06.png

2FA_07.png

2FA_13.png

2 factor authenticatie voor gebruikers contactenportaal

Inleiding

Twee factor authenticatie (2FA) is een veiligere manier van inloggen. De identiteit van jou als gebruiker wordt hierbij vastgesteld door middel van twee factoren. Je opent het digitale slot als het ware niet met één sleutel, maar met twee sleutels. Dit betekent dat je naast het invoeren van een gebruikersnaam en wachtwoord, nog een tweede factor nodig hebt (via mobiele telefoon).
Gebruikers van het contactenportaal [coöperatie].mijnenergiesamen.nl kunnen optioneel zelf 2 factor authenticatie instellen / activeren. 

2 factor authenticatie instellen in 4 stappen

Stap 1 Download een authenticator app naar je telefoon

Er zijn meerdere authenticator apps die 2 factor authenticatie kunnen verzorgen. We raden aan om een van de onderstaande twee apps te gebruiken. Download de app naar je telefoon of open de app als je deze eerder als eens gedownload hebt.

Stap 2 Wijzig je instelling op het contactenportaal

2FA_15.png

2FA_16.png

2FA_17.png

Stap 3 Account toevoegen in authenticator app

2FA_18.png

Stap 4 Account in authenticator app verbinden

Let op: je ziet een herstel code op je scherm, sla deze op een veilige plek op. Als je geen toegang meer hebt tot je telefoon (kwijt of stuk), kan je deze code gebruiken om 2 factor te resetten.

De volgende keer dat je inlogt in het contactenportaal word je gevraagd om ook de 2 factor code uit de authenticator app in te vullen. 

Geldigheidsduur sessie na inloggen met 2 factor authenticatie

De ingevulde 2 factor authenticatie code zorgt ervoor dat je 24 uur kunt inloggen met alleen gebruikersnaam en wachtwoord. Na 24 uur moet je opnieuw inloggen met 2 factor authenticatie en ook weer een code uit de app op je telefoon invoeren bij inloggen in het contactenportaal.

2 factor authenticatie uitzetten

Op elk gewenst moment kun je 2 factor authenticatie uitzetten / deactiveren. 

2FA_19.png

2FA_16.png

2FA_21.png

2FA_22.png